Национальный исследовательский университет "Высшая Школа Экономики"
Опубликован: 05.08.2008 | Доступ: свободный | Студентов: 1558 / 307 | Оценка: 4.15 / 3.74 | Длительность: 07:38:00
ISBN: 978-5-94774-979-3
Специальности: Системный архитектор
Лекция 5:

Автоматизация основных бизнес-процессов торговой компании: бизнес-процесс "закупки"

< Лекция 4 || Лекция 5: 12345 || Лекция 6 >
Аннотация: Модуль системы "Покупки". Описание возможностей модуля. Основные настройки. Описание и реализация процесса "Закупки". Подготовка и оформление заявки на товар. Выбор поставщиков и получение коммерческих предложений. Оформление договора с поставщиком и спецификации заказа. Получение счета-фактуры и выполнение обязательств по оплате

Описание процесса

Ниже приводится описание следующих процессов:

  • PRPU01. Подготовка и оформление заявки на товар ;
  • PRPU02. Выбор поставщиков и получение коммерческих предложений ;
  • PRPU03. Оформление договора с поставщиком и спецификации заказа ;
  • PRPU04. Получение счета-фактуры и выполнение обязательств по оплате.

PRPU01. Подготовка и оформление заявки на товар

Описание

Процесс "PRPU01. Подготовка и оформление заявки на товар " включает в себя задачи по определению потребности в товаре, ведение справочника товаров и создание, просмотр, редактирование заявок на основании плана потребностей в товарах на определенный период.

При выполнении шага "PRPU01.01. Определение потребности в товарах" происходит определение потребности в товаре исходя из анализа исторических данных о продажах, анализа рыночной ситуации и прогноза спроса. В результате определяются базовые характеристики требуемого товара, необходимое его количество и сроки поставки. На основании данной информации составляется проект заявки на товар и передается в отдел закупок.

На шаге "PRPU01.02. Проверка наличия товара в справочнике" необходимо проверить наличие товаров, которые нужно заказать в общем справочнике. Если товар не найден, необходимо перейти к шагу "PRPU01.03. Заведение нового товара в справочник", иначе - к шагу "PRPU01.04. Подготовка заявки на товар ".

На шаге "PRPU01.03. Заведение нового товара в справочник" необходимо занести информацию по новому товару в общий справочник. Нужно внести в систему следующие данные:

  • название;
  • единица измерения;
  • цена единицы;
  • себестоимость единицы;
  • наименование поставщика.

При выполнении шага "PRPU01.04. Подготовка заявки на товар " на основании проекта заявки на товар составляется список товаров, которые необходимо приобрести. В заявке необходимо указать:

  • код товара;
  • количество товара;
  • дату заказа.

На шаге "PRPU01.05. Согласование заявки на товар " исполнитель, подготовивший заявку на товар, согласует ее содержание с руководителем функционального отдела. Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, исполнитель проводит повторную подготовку и согласование заявки на товар. В этом случае необходимо перейти к шагу "PRPU01.04. Подготовка заявки на товар ", иначе - к шагу "PRPU01.06. Оформление заявки на товар ".

На шаге "PRPU01.06. Оформление заявки на товар " согласованную заявку необходимо оформить в соответствии с внутренними правилами компании.

Основные участники

  • Ответственный за определение потребности в товарах
  • Ответственный за работу с заявками
  • Ответственный за согласование заявок

Входящее событие

Наступление плановой даты формирования заявок или появление необходимости в закупке товаров или услуг.

Входящие документы

  • План потребностей в товарах

Исходящее событие

В результате выполнения процесса должна быть создана согласованная заявка на приобретение товаров или услуг.

Исходящие документы

  • Заявка на товар
  • Справочник товаров

Схема процесса

PRPU01. Подготовка и оформление заявки на товар

увеличить изображение
Рис. 5.1. PRPU01. Подготовка и оформление заявки на товар

PRPU02. Выбор поставщиков и получение коммерческих предложений

Описание

В рамках данного процесса происходит поиск поставщиков, которые могут поставить необходимое количество требуемого товара. Поиск ведется как среди собственного справочника поставщиков, так и во внешних источниках информации с последующим занесением нового поставщика в общий справочник. После определения списка поставщиков идет рассылка заявок на товары поставщикам с целью сбора коммерческих предложений и составления итогового списка поставщиков, которые могут выполнить заявку.

На шаге "PRPU02.01. Поиск поставщиков" происходит поиск возможных поставщиков на основании полученной заявки на товар. Поиск может происходить как в собственном общем справочнике, так и во внешних источниках, например в Интернете, отраслевых справочниках, каталогах и т. д. Если поставщик найден в собственном справочнике, тогда необходимо перейти к шагу "PRPU02.03. Подготовка списка возможных поставщиков", иначе - к шагу "PRPU02.02. Ввод нового поставщика в справочник".

На шаге "PRPU02.02. Ввод нового поставщика в справочник" необходимо внести полученные сведения о новых поставщиках в общий справочник. Вводится следующая информация:

  • название;
  • адрес;
  • индекс;
  • город;
  • контактное лицо;
  • закупщик.

При выполнении шага "PRPU02.03. Подготовка списка возможных поставщиков" на основании полученной заявки на товар ответственный составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, если есть, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов, в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.

Далее, на шаге "PRPU02.04. Отправка запроса в соответствии с заявкой", в соответствии с заявкой на товар, ответственным за работу с поставщиками подготавливается запрос на товар, который представляет собой просьбу к поставщику на поставку товара. Запрос должен содержать следующую информацию:

  • наименование товара;
  • количество;
  • сроки доставки.

Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается с ответственным за согласование запроса, и, в случае необходимости, в него вносятся корректировки.

Подготовленный и соответствующим образом оформленный запрос на товар отправляется возможным поставщикам при помощи выбранного средства связи. Отправка запроса фиксируется в соответствующем журнале, в который необходимо внести следующую информацию:

  • номер запроса;
  • дату отправки;
  • отправителя/составителя запроса.

На шаге "PRPU02.05. Получение коммерческих предложений от поставщиков" происходит сбор коммерческих предложений от потенциальных поставщиков.

Далее, на шаге "PRPU02.06. Регистрация коммерческих предложений", полученные предложения должны бать зарегистрированы в установленном порядке в журнале входящих коммерческих предложений. По каждому предложению должна быть следующая информация:

  • заголовок документа;
  • название поставщика;
  • дата поступления;
  • номер запроса;
  • строки документа;
  • название товара;
  • количество;
  • цена;
  • срок доставки;
  • дополнительные условия.

При выполнении шага "PRPU02.07. Выбор подходящих поставщиков" на основании полученных коммерческих предложений, включающих в себя условия и сроки поставки, производится выбор поставщиков, способных исполнить заявку на товары в необходимые сроки.

Основные участники

  • Ответственный за работу с поставщиками

Входящее событие

Поступление согласованной заявки на приобретение товаров или услуг.

Входящие документы

  • Заявка на товар
  • Справочник поставщиков
  • Коммерческое предложение

Исходящее событие

Список поставщиков подготовлен.

Исходящие документы

  • Справочник поставщиков
  • Коммерческое предложение
  • Список поставщиков

Схема процесса

PRPU02. Выбор поставщиков и получение коммерческих предложений

увеличить изображение
Рис. 5.2. PRPU02. Выбор поставщиков и получение коммерческих предложений
< Лекция 4 || Лекция 5: 12345 || Лекция 6 >
Ержан Тусупов
Ержан Тусупов
Виктория Зубарь
Виктория Зубарь

Добрый день! Подскажите пожалуйста, прохожу по ссылке для скачивания программы Microsoft Dynamics Navision 4.0 но ее там нет и регистрации на сайте тоже не вижу.. как дальше курс проходить?

Андрей Гриднев
Андрей Гриднев
Россия, Поронайск
Александр Петров
Александр Петров
Россия