Опубликован: 14.06.2011 | Доступ: свободный | Студентов: 911 / 318 | Оценка: 3.69 / 3.41 | Длительность: 11:42:00
Специальности: Разработчик аппаратуры
Самостоятельная работа 3:

Работа с документами в комплексе "ЕВФРАТ-Документооборот"

1.8. Настройка логических условий входов и выходов

Среди свойств узловых элементов указываются логические условия входов (переключатель Входы ) и выходов (переключатель Выходы ).

Переключатель Входы устанавливается в одно из следующих положений:

  • начинать вместе;
  • начинать сразу.

Переключатель Выходы устанавливается в одно из следующих положений:

  • выполнять все;
  • выполнять первое.

По умолчанию для всех типов узловых элементов переключатель Входы устанавливается в положение Начинать сразу. Если к узловому элементу ведет только один переход, то положение переключателя Входы не имеет значения при прохождении маршрута, поэтому он неактивен и изменить его положение невозможно. Переключатель Выходы для поручений и ветвлений по умолчанию устанавливается в положение Выполнять все, для согласований - Выполнять первое, а для отсрочек переключатель Выходы отсутствует. Если от узлового элемента не имеется переходов, то положение переключателя Выходы не имеет значения при прохождении маршрута, поэтому он неактивен и изменить его положение невозможно.

Логика выполнения переходов от согласования с логическим условием выхода "Выполнять первое" в графическом редакторе наглядно представляется с помощью разноцветных стрелок, обозначающих эти переходы. Цвет стрелки зависит от положения значка узлового элемента, к которому эта стрелка ведет, относительно других значков, рассматриваемых на данном этапе. Стрелка, которая ведет к значку, расположенному в графическом редакторе выше и левее других значков, выделена зеленым цветом. Стрелка, которая ведет к значку, расположенному в графическом редакторе выше и левее оставшихся значков, выделена красным цветом. Все остальные стрелки черного цвета ( рис. 3.6).

В соответствии с логикой работы маршрута переход, которому соответствует стрелка зеленого цвета, выполнится в том случае, если документ будет одобрен. Переход, которому соответствует стрелка красного цвета, выполнится, если документ будет отклонен или его согласование будет отменено. А переходы, которым соответствуют стрелки черного цвета, не выполнятся ни при каких условиях.

Переходы от согласования

Рис. 3.6. Переходы от согласования

1.9. Сохранение маршрута

Для того чтобы сохранить маршрут, предварительно изменив его свойства, необходимо:

  1. выбрать пункт меню Файл - Сохранить как ( рис. 3.7);
  2. ввести в поле ввода название маршрута. Если маршрут следует сохранить под именем, которое использовалось ранее, то выбрать его в списке маршрутов ( рис. 3.5);
  3. установить переключатель Состояние маршрута в одно из следующих положений:
    • активный, если сразу после сохранения маршрут следует сделать доступным для использования в модуле "ЕВФРАТ-Документооборот";
    • черновик, если после сохранения маршрут будет доступен только в модуле "Дизайнер маршрутов", а для общего доступа будет закрыт;
  4. установить переключатель Статус маршрута в одно из следующих положений: Редактируемый, если маршрут может быть изменен в модуле "ЕВФРАТ-Документооборот"; Неизменяемый, если маршрут может использоваться только в том виде, в котором опубликован, и изменению в модуле "ЕВФРАТ-Документооборот" не подлежит. Маршрут с таким статусом не может быть использован для обработки документов, по которым уже созданы задачи;
  5. нажать на кнопку Сохранить.
Окно редактирования свойств маршрута

Рис. 3.7. Окно редактирования свойств маршрута

1.10. Публикация маршрута

Для того чтобы опубликовать новый или редактируемый маршрут, необходимо выполнить следующие действия:

  1. на панели инструментов нажать на кнопкуОпубликовать. В результате откроется окно с запросом о подтверждении публикации маршрута;
  2. нажать на кнопку Да. В результате редактируемый маршрут будет сохранен и опубликован. Если публикуется новый маршрут, то откроется окно Сохранить как (см. рис. 3.7);
  3. ввести название маршрута в поле Название маршрута ;
  4. при необходимости изменить другие свойства маршрута, заданные по умолчанию;
  5. нажать на кнопку Сохранить.

После публикации маршрут автоматически переводится в состояние "активный" и становится доступен в модуле "ЕВФРАТ-Документооборот".

1.11. Описание главного окна модуля "ЕВФРАТ-Документооборот"

В меню Пуск выбрать папку ЕВФРАТ-Документооборот, в ней выбрать модуль ЕВФРАТ-Документооборот. Вход в систему осуществляется аналогично для всех сотрудников.

На рис. 3.8 представлен вид главного окна модуля в базовой конфигурации, включающей максимальное количество информационных панелей, команд главного меню и кнопок панели инструментов.

Главное окно модуля "ЕВФРАТ-Документооборот" содержит:

  • заголовок окна;
  • главное меню модуля;
  • панель инструментов;
  • панель навигации;
  • панель просмотра;
  • панель Свойства объекта ;
  • строку состояния.

Главное меню содержит команды, используемые для работы с модулем. На панели инструментов расположены кнопки, дублирующие некоторые команды главного меню. Панель навигации содержит дерево папок. По папкам распределяются поступающие к пользователю документы и сообщения. Папки подразделяются на системные и пользовательские.

К пользовательским относятся папки, вложенные в папку "Мои документы". Остальные папки являются системными. Системные папки создаются в процессе установки модуля и не могут быть переименованы, перемещены, скопированы или удалены пользователем. Пользователь имеет возможность создавать, копировать, перемещать, переименовывать и удалять пользовательские папки, копировать или перемещать документы из системных папок в пользовательские, удалять документы из пользовательских папок. В папку "Общие папки" документы помещаются администратором документооборота или администратором комплекса.

На панели просмотра отображается содержимое папки, выбранной на панели навигации. В зависимости от типа выбранной папки внешний вид панели может различаться.

Панель просмотра предназначена для доступа к объектам, находящимся в папке. При выборе объекта информация о нем отображается на панели Свойства объекта.

В строке состояния отображаются фамилия и инициалы пользователя, а также сетевые имя и адрес сервера, к которому подключен компьютер пользователя.

Главное окно модуля

увеличить изображение
Рис. 3.8. Главное окно модуля

1.12. Описание окна документа

Документ может создавать только администратор, он назначает исполнителей и контролеров из списка сотрудников.

Окно документа служит для регистрации, просмотра и редактирования документов и проектов, а также создания, просмотра и редактирования поручений и согласований по документу, назначения контролера и ответственного по документу, выбора маршрута обработки документа.

В меню Документооборот выбрать Новый документ. В окне ( рис. 3.9) выбрать необходимую форму документа.

Окно выбора формы документа

Рис. 3.9. Окно выбора формы документа

Окно документа ( рис. 3.10) содержит:

  • заголовок окна;
  • главное меню;
  • панель инструментов;
  • РКК;
  • список поручений и согласований по документу;
  • карточку поручения или согласования, выбранного в списке;
  • строку состояния.

В заголовке окна отображается название модуля и информация о документе.

Главное меню содержит команды, используемые для работы с документом и поручениями по нему, печати документов, настройки вида окна и т. д.

На панели инструментов расположены кнопки, дублирующие некоторые команды главного меню.

РКК содержит основную информацию о документе. Набор реквизитов и внешний вид РКК могут быть различными для разных потоков документов.

Окно документа

увеличить изображение
Рис. 3.10. Окно документа

На панели инструментов нажать кнопку Выбрать маршрут ( рис. 3.11).

Выбор маршрута

Рис. 3.11. Выбор маршрута

В появившемся окне выбрать созданный маршрут, нажать ОК, Нажать на кнопку Нет, чтобы выбрать контролера из списка. Нажать на кнопку Отмена, чтобы вернуться к работе над документом. Контролер может быть назначен позже вручную ( рис. 3.12).

Назначение контролера

Рис. 3.12. Назначение контролера

Во вкладке Контролеры выбрать одного из сотрудников.

Для регистрации документа заполнить поля, показанные на рис. 3.13.

Сохранить документ, нажав на кнопку Сохранить документ. Затем в главном окне модуля необходимо обновить документ, нажав на кнопку.

Пользователям, которые исполняют, контролируют либо согласуют документ, придут уведомления о поставленных задачах. Выбрав нужное уведомление двойным щелчком мыши, нажать на кнопку Открыть. Открывается окно с поручением. Ознакомившись с документом, сотрудник принимает решение о выполнении задания (вкладка Исполнение ), контролер принимает решение о контроле (вкладка Контроль ).

Окно регистрации документа

увеличить изображение
Рис. 3.13. Окно регистрации документа

Выполнив поручение, каждый сотрудник отчитывается об исполнении. Если результат исполнения поручения устраивает контролера, он имеет возможность снять поручение с контроля.

Примечание. Поручение может быть снято с контроля в любой момент до и после его исполнения.

Для того чтобы снять поручение с контроля:

  1. открыть документ в окне документа;
  2. выбрать поручение в списке поручений по документу;
  3. в главном меню окна документа выбрать пункт Контроль - Снять с контроля ;
  4. в отобразившемся окне Снять с контроля указать комментарий ( рис. 3.14);
  5. нажать на кнопку ОК. Исполнителю будет автоматически отправлено уведомление о том, что поручение было снято с контроля.
Окно Снять с контроля

Рис. 3.14. Окно Снять с контроля

Для того чтобы сформировать отчет по документам или поручениям, отобранным из БД комплекса по заданным критериям:

  1. в главном меню модуля выбрать пункт Отчеты - Сформировать отчет ;
  2. в отобразившемся окне Сформировать отчет ( рис. 3.15) выбрать отчетную форму. В верхней части окна отображаются перечень отчетных форм, опубликованных на сервере. В нижней части окна отображается перечень из пяти последних отчетных форм, по которым текущий пользователь создавал отчет.
  3. нажать на кнопку ОК ;
  4. в отобразившемся окне ( рис. 3.16) задать критерии отбора документов из БД комплекса;
  5. нажать на кнопку ОК. В результате на экране отобразится окно выбора формата отчета ( рис. 3.17);
    Окно Сформировать отчет

    Рис. 3.15. Окно Сформировать отчет
  6. выбрать формат файла, в котором следует сохранить отчет, - установить переключатель напротив формата файла, в который следует сохранить отчет;
    Поиск документов для создания отчета

    Рис. 3.16. Поиск документов для создания отчета
    Окно выбора формата отчета

    Рис. 3.17. Окно выбора формата отчета
  7. указать путь к папке, в которую следует поместить сохраненный отчет и имя файла;
  8. нажать на кнопку ОК.

Задание

Разработать маршрут обработки документа с одним согласованием и несколькими поручениями и осуществить его в модуле "Дизайнер маршрутов" и затем в "ЕВФРАТ-Документооборот".

Максим Глотов
Максим Глотов
Россия
Олег Корсак
Олег Корсак
Латвия, Рига