Опубликован: 21.07.2011 | Доступ: свободный | Студентов: 6889 / 1080 | Оценка: 4.19 / 3.54 | Длительность: 08:54:00
ISBN: 978-5-9963-0445-5
Специальности: Менеджер
Лекция 4:

Применение Mind Mapping'а

Гадание на картах при управлении проектами

Так, о "продажниках", маркетологах и консультантах мы уже позаботились, и теперь начинаем глумиться над менеджерами проектов. Впрочем, в предыдущих подпунктах мы уже слегка растратили свою жажду крови, так что будем немногословными. Кто такие менеджеры проектов, мы отлично знаем – это те несчастные люди, которые несут ответственность за то, чтобы весь фронт работ по проекту был выполнен в установленные сроки и в рамках выделенного бюджета. Почему несчастные – тоже понятно, ведь в случае каких-либо проблем именно они играют роль козла отпущения.

Менеджеры проектов настолько же многозадачны, как и люди всех рассмотренных выше профессий. Более того – им не только приходится решать массу задач, но, что гораздо важнее, определять приоритеты, принимая решения о том, какие из действий более важны на данном этапе проекта. А еще надо проводить и принимать участие в массе совещаний, которые порой отнимают до 50% всего отведенного на проект времени. Плюс, надо еще заботиться о мотивации членов команды и эффективности их работы.

Майндмеппинг поможет разработать и визуализировать планы и стратегии, зафиксировать все идеи, возникающие во время совещаний, и быстрее достичь соглашения, эффективно отслеживать выполнение планов и многое, многое другое. Внимательный читатель, конечно же, уже догадался, что основная идея тут точно такая же, как и во всех предыдущих случаях – важно создать целостную картину всего проекта в одной карте, видеть абсолютно все аспекты и артефакты проекта на одной странице.

Ситуация, когда члены команды уходят с совещания без должного понимания сути проекта или шагов, которые им следует предпринять на данном его этапе, наблюдается постоянно. Майндмеппинг позволяет более эффективно донести до членов команды цели проекта, его задачи и расписание. Повышение эффективности совещаний, планирования работ и отслеживания выполнения плана достигается благодаря целостному визуальному восприятию "ментальной карты". На ней легко можно отобразить детальный план проекта, определить роль каждого члена команды и тот вклад, который он может внести в общее дело, собрать и систематизировать все документы, имеющие отношение к проекту. К тому же обновлять документацию, оформленную в виде майндмепа, намного удобнее, чем традиционные многостраничные текстовые документы. Так что поддерживать план проекта в актуальном состоянии и отслеживать процесс его выполнения становится намного проще.

Планирование проектов с помощью "ментальных карт" имеет ряд неоспоримых преимуществ, а именно:

  • на майндмепе легко отслеживать уже выполненные задачи и те, которые еще предстоит выполнить. Если речь идет о MindManager'е, все очень просто – достаточно использовать стандартные маркеры задач. Другие "софтинки", наверняка, имеют свои средства для отображения статуса выполнения задач. В крайнем случае, можно просто выделять выполненные или оставшиеся задачи цветом, начертанием, чем угодно;
  • как уже говорилось выше, очень легко обновлять план проекта, выполненный в виде "ментальной карты". Нужно добавить еще одну задачу или еще один этап? Нет проблем – просто рисуем на карте еще одну ветвь или столько ветвей, сколько для этого необходимо;
  • легко определять приоритет задач и отслеживать первоочередной фронт работ. Все этапы, шаги и задачи проекта находятся на одной странице, прямо у нас перед глазами, так что легко выделить главное и избежать трясины мелких второстепенных задач, затмевающих основные.

И этот список можно было бы продолжать и продолжать…

Конечно, многие менеджеры проектов, привыкшие использовать традиционные инструменты вроде диаграмм Ганта, воскликнут, что с их помощью им удобно отслеживать выполнение планов проекта и без всяких "ментальных карт". Более того, представление задач, которые необходимо выполнить в рамках проекта, в виде такой диаграммы позволяет визуально оценить перекрытие задач по времени и наличие ресурсов, получить общее представление о фронте работ, его сроках и стоимости. А еще можно сделать в диаграмме изменения и сразу же увидеть, как они отражаются на стоимости и сроках проекта, что также очень удобно при принятии решений.

Однако применение майндмеппинга не означает, что от диаграмм Ганта нужно отказаться раз и навсегда. Абсолютно нормальный прием – использовать обе эти практики, как взаимно дополняющие и обогащающие друг друга. Конечно, в случае рисования ментальных карт от руки поддерживать оба представления проекта в актуальном и синхронизированном состоянии довольно трудно и неудобно. Но ведь мы с вами живем в век информационных технологий, так что преобразовать "ментальную карту" в диаграмму Ганта и обратно – абсолютно не проблема. Ведь, если речь идет о работе с компьютером, оба этих способа визуализации – всего-навсего разные способы представления одних и тех же данных о проекте. По крайней мере, наш любимый MindManager без малейших проблем проделывает этот фокус с помощью дополнения под названием JCVGantt (http://www.mindjet.com/).

Не стоит забывать также и об использовании "ментальных карт" в качестве презентационных материалов, ведь презентации менеджерам проектов приходится делать не менее часто, чем консультантам и маркетологам. Впечатление систематичности и креативности, о котором мы говорили ранее, "ментальные карты" способны произвести и в этом случае тоже, добавив менеджеру пару дополнительных очков в глазах топ-менеджмента и лиц, заинтересованных в проекте.

По сути, майндмеппинг освобождает менеджера проектов от роли "узкого места", "административного бутылочного горлышка" в процессе работы над проектом. Благодаря применению "ментальных карт" менеджер имеет перед глазами целостную картину проекта, причем картина эта может легко обновляться и редактироваться в ходе выполнения плана проекта. Чтобы успешно справляться со своей работой, менеджер проекта должен быть человеком высокоорганизованным и креативным одновременно. И майндмеппинг позволяет этого добиться – систематизировать важную информацию и развить свой творческий потенциал. И результаты такого симбиоза не замедлят сказаться на выполнении проекта самым положительным образом.

Александр Мухачев
Александр Мухачев
Николай Сокарев
Николай Сокарев
Геннадий Шестаков
Геннадий Шестаков
Беларусь, Орша
Александр Санчиров
Александр Санчиров
Россия, Москва