Учет взаимоотношений с персоналом: страховые взносы, подотчетные лица

Особенности учета расчетов с подотчетными лицами

В соответствии с Планом счетов, счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.

Выданные под отчет суммы отражаются по дебету счета 71 в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

Например, такой операцией мы отразим выдачу подотчетному лицу денежных средств из кассы организации:

Д71 К50 - выданы подотчетному лицу денежные средства из кассы

Если сотрудник получает денежные средства под отчет в банке - делается такая запись:

Д71 К51 - выданы подотчетному лицу денежные средства с расчетного счета в отделении банка

После того, как авансовый отчет подотчетного лица будет принят и обработан в бухгалтерии, делаются записи по кредиту счета 71 и по дебету счетов учета затрат и приобретенных подотчетным лицом ценностей. Например, если за счет подотчетной суммы были куплены материалы, это будет отражено такой записью:

Д10 К71 - на сумму приобретенных материалов

Нельзя забывать об НДС, причем, выше мы говорили о доверенности, которую может иметь подотчетное лицо. Если такой доверенности нет, мы делаем следующие записи:

Д19 К71M - на сумму НДС, подлежащего зачету

Но предъявить НДС к зачету мы не можем - ведь лицо, не имеющее доверенности организации, не может получить счет-фактуру, поэтому делаем такую запись:

Д91 К19 - списываем НДС, подлежащий зачету, на расходы

Возврат неизрасходованных подотчетных сумм в кассу оформляется следующей записью:

Д50 К71 - на остаток подотчетных денежных средств.

Если же доверенность есть, подотчетное лицо действует от имени организации - бухгалтерские записи будут такими же, как будто эти операции (покупку товаров, например) совершает сама организация:

Д41 К60 - приобретены товары

Д19 К60 - отражен НДС, подлежащий зачету

Если работник не вернул вовремя неизрасходованную подотчетную сумму или не смог правильно отчитаться по ней, эта сумма может быть списана следующей записью:

Д94 К71 - на сумму не возвращенных вовремя подотчетных средств

Счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" используется для обобщения информации о суммах различных недостач и потерь.

Если сумму, учтенную по счету 94 можно удержать из заработной платы работника - это оформляют такой записью:

Д70 К94 - удержана из заработной платы работника подотчетная сумма, не возвращенная вовремя

Если сумма не может быть удержана из заработной платы, делается такая запись:

Д73 К94 - сумма, подлежащая взысканию с виновного лица.

Если сумма не может быть взыскана с работника - ее списывают в убыток:

Д99 К94 - списана в убыток не возвращенная подотчетная сумма.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Отпуск

Отпуск работников регулируется Главой 19 ТК РФ "Отпуска". В соответствии со ст. 114 ТК РФ, работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Некоторым категориям работников полагается не только основной отпуск, но и дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 116 ТК РФ). В частности, такой отпуск предоставляется работникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Руководитель организации может установить порядок предоставления дополнительных отпусков и другим категориям работников.

В соответствии со ст. 120 ТК РФ, продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются. То есть, если, например, в отпуск работника входит 2 праздничных дня, он выйдет на работу на 2 дня позже, однако за эти дни ему не полагается оплата.

В соответствии со ст. 122 ТК РФ, Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у работодателя. По соглашению сторон, оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. Некоторые категории работников имеют право выйти в отпуск до истечения шести месяцев со дня начала работы. Например, это женщины перед отпуском по беременности и родам, работники в возрасте до восемнадцати лет.

В организациях составляется график отпусков (он должен быть утвержден за 2 недели до Нового года). Работники уходят в отпуск в соответствии с графиком, хотя, по согласованию с руководством, время выхода в отпуск может быть изменено. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Отпуск можно разбить на части - главное условие здесь, чтобы одна из частей отпуска была не менее 14 дней. Работник может перенести отпуск, однако, в соответствии со ст. 124 ТК РФ, запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.

Работник может отказаться от дополнительного оплачиваемого отпуска (или от его части) и получить денежную компенсацию за него. А вот отказаться от основного отпуска нельзя (ст. 126 ТК РФ). Получить компенсацию за неиспользованный основной отпуск работник может лишь при увольнении (ст. 127 ТК РФ).

При необходимости (по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам, ст. 128 ТК РФ) работник может взять отпуск за свой счет (без сохранения заработной платы).

При исчислении оплаты за отпуск (отпускных) используется средняя заработная плата, исчисление которой мы рассматривали выше. В частности, для расчета используются данные по заработной плате за последние 12 месяцев, а коэффициент, на который делят среднемесячную зарплату для исчисления среднедневной, равен 29,4 дня.

Если, например, заработная плата работника за последние 12 месяцев составила 150000 рублей, среднемесячная заработная плата составит 150000 / 12 = 12500 рублей. Соответственно, среднедневная - 12500 / 29,4 = 425,17 рубля.

Если работник, чью среднедневную заработную плату мы исчислили выше, выходит в отпуск длительностью 16 дней, ему полагается оплата в размере 16 х 425,17 = 6802,72 рубля. Так же рассчитывают компенсацию за неиспользованный отпуск.

Бухгалтерские записи по учету отпускных сумм выглядят так же, как и по учету обычной заработной платы. Например, при начислении сумм оплаты за отпуск работникам основного производства делают такую запись:

Д20 К70 - начислена сумма оплаты за отпуск работнику основного производства.

На суммы отпускных начисляют страховые взносы.

С сумм оплаты за отпуск взимается НДФЛ.

Отпускные могут начисляться за счет специально создаваемого резерва на оплату отпусков. Если в организации создается такой резерв - ежемесячно в него должны отчислять 1/12 годовой суммы отпускных. Делается это следующей записью:

Д20 К96 - начислен резерв на отпускные суммы работникам основного производства

При начислении резерва по другим статьям затрат делаются записи по дебету соответствующих счетов.

Отпускные начисляются такой записью:

Д96 К70 - начислены отпускные за счет резерва

Страховые взносы начисляются на счет 96 в соответствии с вышеприведенной схемой.

Если в конце года часть резерва оказывается невостребованный, его сторнируют такой записью:

Д20 К96 - сторнирован неиспользованный резерв на оплату отпусков.