Построение бизнес-диаграмм

Организационная диаграмма

Назначение организационной диаграммы

Организационная диаграмма - это схема иерархии, которая обычно используется для отображения отношений между сотрудниками, должностями и группами.

Организационные диаграммы могут быть как простыми, так и большими сложными схемами, основанными на сведениях из внешнего источника данных. Фигуры организационной диаграммы могут отображать основные сведения, например имя и должность сотрудника, или подробную информацию, например подразделение и учетный отдел. К фигурам организационной диаграммы можно добавлять рисунки.

Создание простой организационной диаграммы

Этот способ лучше всего подходит для создания небольшой организационной диаграммы с полями сведений по умолчанию. По умолчанию используются следующие поля:

• отдел;
• телефон;
• имя;
• должность;
• электронная почта.

1. Откройте вкладку Файл, щелкните Создать, выберите категорию шаблонов Бизнес и дважды щелкните шаблон Организационная диаграмма.
2. Из набора элементов Фигуры организационной диаграммы в окне Фигуры перетащите на страницу фигуру корневого уровня для организации (например, Директор).
3. Выделив фигуру, введите для нее имя и должность.
4. Из набора элементов Фигуры организационной диаграммы в окне Фигуры перетащите фигуру для первого подчиненного лица на фигуру руководителя. При этом автоматически будет создана связь между двумя фигурами в иерархии.
5. Продолжите перетаскивание фигур подчиненных в фигуры руководителей и ввод имен и должностей.

Автоматическое создание организационной диаграммы из нового файла данных

Этот способ оптимален, если поля сведений по умолчанию не соответствуют требованиям, а в другом приложении необходимые данные отсутствуют.

1. Откройте вкладку Файл, щелкните Создать, выберите вариант Бизнес и дважды щелкните шаблон Мастер организационных диаграмм.
2. На первой странице мастера установите флажок по данным, введенным с помощью мастера, а затем нажмите кнопку Далее.
3. Выберите вариант Excel или Текст с разделителями, введите имя нового файла, а затем нажмите кнопку Далее.
   Примечание. Если был выбран вариант Excel, откроется лист Microsoft Office Excel с примером текста. Если был выбран вариант Текст с разделителями, откроется Блокнот, также содержащий пример текста.
4. В любом из этих приложений используйте образец текста в качестве примера того, сведения какого типа необходимо включить, и введите вместо него необходимые данные.
   Примечание. Столбцы Имя и Руководитель необходимо сохранить, однако при этом можно изменить, удалить или добавить другие столбцы.
5. Выйдите из приложения Excel или Блокнот, а затем завершите работу мастера.

Выделение групп с помощью рамки группы или пунктирных линий

Создав организационную диаграмму, можно расположить сведения в ней таким образом, чтобы они отражали отношения виртуальной группы. Выделите связанные между собой фигуры вместе и добавьте соединители из пунктирных линий, отражающие структуры подотчетности второго порядка. Кроме того, для выделения виртуальных групп можно использовать фигуру Рамка группы. Отношения подотчетности, заданные пунктирной линией, работают так же, как и обычные соединители. Рамка группы - это прямоугольная фигура, с помощью которой можно визуально группировать другие фигуры и присваивать этим группам имена.

Задание 4

1. Создайте новый документ Visio на основе шаблона Организационная диаграмма из категории шаблонов Бизнес.
2. Перетащите на лист фигуру Директор из набора элементов Фигуры организационной диаграммы. Введите текст Времена года (см. Рис. 5.6).
   

   
   увеличить изображение
   Рис. 5.6. Создание простой организационной диаграммы (этап 1)
3. Дополните диаграмму названиями сезонов (см. Рис. 5.7):
   • На фигуру Времена года перетащите из набора Фигуры организационной диаграммы фигуру Должность. Введите текст фигуры - Зима.
   • На фигуру Времена года перетащите из набора Фигуры организационной диаграммы фигуру Должность. Введите текст фигуры - Весна.
   • Аналогично добавьте Лето и Осень.
     

     
     увеличить изображение
     Рис. 5.7. Создание простой организационной диаграммы (этап 2)

     Для перемещения фигуры влево/вправо относительно других фигур в схеме выполните действия:

     • выделите перемещаемую фигуру в схеме;
     • на вкладке Организационная диаграмма в группе Упорядочить щелкните кнопку Переместить влево/вверх (Переместить вправо/вниз).

     Для выравнивания подчиненных фигур относительно главной фигуры выполните действия:

     • выделите главную фигуру;
     • на вкладке Организационная диаграмма в группе Макет щелкните кнопку со списком Горизонтально (Вертикально/Рядом) и выберите нужный вариант выравнивания подчиненных фигур.
4. Для каждого из сезонов добавьте в организационную диаграмму месяцы (см. Рис. 5.8).
   

   
   увеличить изображение
   Рис. 5.8. Создание простой организационной диаграммы (этап 3)
5. Измените тему оформления диаграмма (вкладка Конструктор, группа Темы).
6. Скройте подчиненных для фигуры Зима. Для этого щелкните по фигуре Зима правой клавишей мыши и в контекстном меню выберите команду Скрыть подчиненных.
7. Отобразите подчиненных для фигуры Зима. Для этого щелкните по ней правой клавишей мыши и в открывшемся контекстном меню выберите команду Показать подчиненных.
8. Сохраните диаграмму под именем Простая организационная диаграмма. Закройте документ.

Задание 5

Подготовьте организационную схему предприятия (см. Рис. 5.9).

увеличить изображение
Рис. 5.9. Схема организационной структуры предприятия

Для этого:

1. Создайте новый документ Visio на основе шаблона Мастер организационных диаграмм из категории шаблонов Бизнес.
2. В открывшемся окне Мастер организационных диаграмм выберите переключатель по данным, введенным с помощью мастера и щелкните кнопку Далее.
3. Выберите тип файла для ввода данных - Excel, введите имя нового файла - Организационная структура предприятия, щелкните Далее.
4. Введите данные в Excel (см. Рис. 5.10).
   

   
   увеличить изображение
   Рис. 5.10. Описание организационной структуры предприятия в Excel
5. Сохраните изменения в файле и закройте файл (Файл - Выход).
6. В открывшемся окне мастер организационных диаграмм щелкните Готово.
7. Откорректируйте созданную схему (см. Рис. 5.9).
8. Сохраните документ под именем Схема организационной структуры предприятия. Закройте документ.