Рекомендации по выбору и использованию облачных услуг

3.3. Рекомендации по выбору поставщика облачных услуг

Перед тем как выбрать провайдера облачных услуг, необходимо разработать перечень критериев, которые удовлетворяли бы потребностям организации по следующим направлениям:

• Функциональность. В этом направлении важно учесть требования пользователей к возможностям программ, используемых при работе в облаке. Для офисных пакетов ключевым будет список поддерживаемых форматов и их совместимость с другими обычными и облачными приложениями, возможность экспорта в другие форматы. Немаловажно оценить и максимальный объем хранилища, предоставляемый каждому пользователю. Для прочих систем следует проанализировать дополнительные функциональные возможности, которые добавляют "изюминку" в эти решения (например, SMS-уведомления о переносе времени предстоящего экзамена и т.п.) и могут быть полезны для образовательного учреждения.
• Платформа. В настоящее время разработчики веб-браузеров стремятся к корректному отображению содержимого веб-страниц вне зависимости от вида операционной системы, используемой конкретным конечным пользователем. Но все же образовательному учреждению следует с особым вниманием отнестись к выбору основной платформы, для которой поставщик облачных услуг гарантирует полноценное функционирование. Возможно, придется рекомендовать пользователям установить и перейти на определенный вид операционных систем для обеспечения лучшей совместимости и быстродействия.
• Технические особенности. Скорее всего, перед переносом рабочих процессов в облако потребуется провести работы по автоматизации некоторых рутинных действий, например, написать скрипты по автоматической регистрации пользователей в облаке и загрузить первоначальную информацию.
• Удобство и доступность для пользователей. При выборе провайдера облачных услуг следует внимательно отнестись к удобству использования пользователями той или иной системы. Продуманность и лаконичность пользовательского интерфейса позволят сотрудникам более эффективно выполнять поставленные перед ними задачи. Многие поставщики облачных решений предоставляют бесплатный тестовый период. Рекомендуется организовать контрольную группу из преподавателей и учеников, которые помогли бы оценить удобство использования системы. Не следует забывать про возможность работы в выбранной системе для людей с ограниченными возможностями, это тоже не маловажный этический аспект.
• Договор. Необходимо проанализировать стандартный договор, предоставляемый провайдером. Особое внимание следует обратить на следующие моменты: срок действия договора, штрафы за досрочное расторжение, возможность миграции данных во внешние системы, первоначальная и последующая стоимость услуг. В договоре об уровне сервисного обслуживания должны быть указаны размеры компенсаций, выплачиваемых в случае сбоев при эксплуатации систем. Особо важно оценить объем гарантий в тех случаях, когда услуги предоставляются бесплатно. Перед началом использования услуг рекомендуется ознакомиться с отзывами других пользователей о системе. Несмотря на то, что облачные услуги достаточно просты в использовании, следует обратить внимание на возможные варианты оказания технической поддержки. Может оказаться, что выгоднее заказать платную поддержку у поставщика облачных услуг, чем поддерживать конечных пользователей самостоятельно.
• Расходы. При планировании бюджета на переход к облачным технологиям следует оценить не только расходы на сами облачные услуги, но и оценить все сопутствующие затраты. Это могут быть расходы на управление, координацию и техническую реализацию проекта миграции в облако, различные юридические консультации, связанные с заключением договора, работы по первоначальному обучению пользователей работе в системе и т.д.

3.4. Организационно-правовые изменения

Развитие облачных сервисов в образовании не может продолжаться без определенных организационно-правовых изменений.

Организациям, которые планируют внедрять облачные технологии, прежде всего необходимо пересмотреть политику в отношении безопасности и конфиденциальности данных. Все риски по утрате и разглашении конфиденциальных данных должны регулироваться путем прямых договоренностей с провайдерами. Рекомендуется проконсультироваться с юристами и внести соответствующие изменения в договор об оказании услуг.

Персонал, ранее занятый обслуживанием IT-инфраструктуры организации, следует переориентировать на установку, настройку и контроль облачных услуг. Системным администраторам придется смириться с тем, что конечные пользователи больше не будут следовать внутренним регламентам по использованию информационных и технических ресурсов, как это происходит при традиционной организации работы без использования облачных вычислений.

Что касается прав интеллектуальной собственности на данные, обрабатываемые в облаке, то необходимо абсолютно четко оговорить их в договоре. В соглашении о предоставлении облачных услуг должно быть указано, что права собственности на данные, размещенные и созданные в облаке должны оставаться у пользователя. Если все образовательные материалы будут размещены в "облаке" образовательной организации, то, скорее всего, потребуется иное оформление прав интеллектуальной собственности.

В европейских странах отдельные образовательные учреждения (школы, колледжи, университеты) обсуждают условия предоставления облачных услуг на уровне национальных и региональных органов управления образованием. Дополнительные преимущества здесь заключаются в том, что несколько образовательных учреждений могут стать частью одного "облака", что облегчит сотрудничество и ускорит обмен опытом между такими учреждениями.

Рассмотрим возможные организационно-правовые изменения в работе образовательного учреждения (ОУ), которые могут возникнуть при использовании облачных услуг компании Microsoft, на примере сервиса Live@Edu (в качестве источника используется [13]).

Фильтрация спама. В лицензионном соглашении между ОУ и Майкрософт указано, что Microsoft может отфильтровывать из электронной почты нежелательную почту и вредоносные программы. Это позволяет ОУ существенно сократить расходы на антивирусное программное обеспечение, однако повлечёт за собой организационно-правовые изменения в порядке работы ИТ-отдела ОУ, которому может потребоваться перенастраивать существенную часть используемого антивирусного программного обеспечения с возможной необходимостью расторгнуть договор на обеспечение антивирусной защиты с третьими лицами.

Родительское согласие. В соответствии с соглашением Microsoft не берет на себя обязанность получать родительское согласие на использование Live@edu каждым конечным пользователем (студентом, преподавателем), т.е. ОУ обязано получить все законные разрешения у родителей и опекунов конечных пользователей на использование ими служб Microsoft. Это может потребовать существенных затрат времени и административного ресурса, что можно отнести к существенным изменениям в организационно-правовом поле работы ОУ. Все необходимые мероприятия, связанные с получением родительского согласия следует планировать заранее, т.к. затраты на их проведение достаточно сложно спрогнозировать.

Поддержка пользователей. Поддержка служб Microsoft осуществляется следующим образом: Microsoft будет предоставлять ОУ такой же уровень поддержки, какой предоставляется другим коммерческим конечным пользователям каждой из таких прочих служб Microsoft для потребителей, с помощью веб-сайта, расположенного по адресу http://support.live.com. Поддержку Microsoft осуществляет бесплатно, но оставляет за собой право в будущем перейти на предоставление платной поддержки.

Это означает, что в ОУ может потребоваться существенным образом менять локальную службу поддержки пользователей. Теперь большинство функций поддержки по обеспечению работы с электронной почтой и прочими услугами Live@edu можно делегировать Майкрософт, что позволяет упразднить некоторые должности в ОУ. Однако важно заметить условие соглашения, в соответствии с которым Майкрософт в неопределенном будущем может перейти на предоставление платной поддержки. Это означает, что решения о судьбе локальной службы поддержки ОУ должны быть взвешенными и должны учитывать возможные сценарии поведения поставщика облачных услуг.

Технические проблемы. В случае возникновения проблем с системой, сетью, сервером или важным приложением, находящимся под прямым единоличным управлением Microsoft, делающая невозможным использование службы Live@edu для большинства конечных пользователей или вызывающая значительные задержки и длящаяся более пятнадцати минут Microsoft в кратчайшие сроки обязан предпринять соответствующие действия для ограничения продолжительности и масштабов возникшей проблемы и приложить коммерчески обоснованные усилия для восстановления доступа к основной службе Live@edu и ее функциональности.

Это означает, как и в предыдущем случае, что ОУ имеет возможность существенно сократить затраты на поддержку пользователей, в данном случае – техническую. Подобные изменения неизбежно повлекут за собой ряд организационно-правовых изменений в работе ОУ, о чём следует заранее озаботиться руководству ОУ.