Настройка рабочей книги

Сделайте информацию удобной для чтения

После того, как вы облегчили работу с листом, внеся в него соответствующие изменения, вы можете упростить восприятие информации в нем с помощью некоторых методов, направленных на повышение удобочитаемости. Один из случаев, когда вы, вероятно, захотите повысить удобство чтения - это когда информация в ячейке не помещается в ее границах, и вы не хотите объединять эту ячейку с той, за которой скрыт не поместившийся текст, руководствуясь, например, тем, что вам впоследствии нужно будет ввести данные в соседние ячейки.

Следующий рисунок показывает, как выглядит текст, не поместившийся в ячейку.

увеличить изображение

Если бы ячейки справа были пустыми, текст в левой ячейке просто отобразился бы на месте ячеек справа. Однако если в ячейках справа содержится информация, Excel расположит их поверх информации, находящейся в соседней ячейке. Чтобы предотвратить скрытие текста под ячейкой справа, вы можете привести текст в ячейке полностью, уместив его в пределах ячейки так, как показано на рисунке.

Другой метод, позволяющий сделать данные более удобными для чтения - это закрепление ячеек. Можно сделать так, чтобы ячейки были всегда видны и располагались наверху рабочего листа, независимо от того, какое место рабочего листа отображается в окне в данный момент. Например, Кэтрин Тернер, владелец компании "Все для сада", не помнит, какая информация содержится в том или ином столбце рабочего листа. Закрепив наверху названия, указывающие на тематическую принадлежность данных каждого столбца, она сможет переходить к последней строке листа и при этом видеть вверху названия столбцов с данными. Excel выделяет границу между закрепленными и незакрепленными ячейками черной линией, именуемой границей раздела.

В этом упражнении вы предотвратите наложение ячейки на текст в соседних с ней ячейках, что позволит вводить комментарии в соседних с данной ячейках, избегая скрытия содержимого этой ячейки. Затем вы настроите выравнивание ячеек, содержащих названия столбцов вашего рабочего листа и закрепите их так, чтобы они оставались наверху страницы, когда вы перемещаетесь вниз по рабочему листу.

1. На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Открыть (Open). Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).
2. Дважды щелкните на файле DataRead.xls.

   Файл DataRead.xls откроется.
3. Если необходимо, перейдите к листу Продажи по категориям, щелкнув на соответствующем ярлычке.
4. Щелкните на ячейке B34.
5. В меню Формат (Format) выберите Ячейки (Cells).
6. Перейдите во вкладку Выравнивание (Alignment).
   

   
   
7. Поставьте галочку рядом со строкой Переносить по словам (Wrap text) и нажмите OK. Текст в ячейке B34 будет перенесен по словам и вписан в границы ячейки.
8. Щелкните на ячейке B1 и перетащите указатель на ячейку Е1.
9. В панели инструментов Форматирование нажмите кнопку По центру (Center). Содержимое выделенных ячеек выровняется в них по центру.
   

   
   увеличить изображение
   
10. Щелкните на ячейке А2.
11. В меню Окно (Window) выберите Закрепить области (Freeze Panes). Линия раздела появится между строками 1 и 2.
12. На вертикальной полосе прокрутки нажмите кнопку вниз. Строка 1 остается на месте, когда остальные строки перемещаются.
13. В меню Окно (Window) выберите Снять разделение областей (Unfreeze Panes). Линия раздела исчезнет, и все строки будут перемещаться нормально.
14. В панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Сохранить (Save). Excel сохранит ваши изменения.
15. Нажмите кнопку Закрыть (Close). Документ DataRead.xls закроется.