Средства коммуникаций

Оперативный ответ

Этикет электронной почты требует ответа на деловую корреспонденцию в течение суток. Но иногда так бывает, что вы очень ждете важное письмо. Для того чтобы узнать о нем сразу же, можно настроить проверку сообщений каждую минуту (рис. 5.6):

Рис. 5.6. Настройка проверки сообщений в Windows Mail каждую минуту.

Но это работает в том случае, если для чтения корреспонденции настроена почтовая программа на локальном компьютере. Если же используется веб-интерфейс, то процедура проверки новых писем сводится уже к посещению сайта, прохождения авторизации и т.д.

Интернет-пейджер Mail.Ru Агент (http://agent.mail.ru/), кроме того что это удобное средство для обмена сообщениями, еще и представляет возможность моментально узнавать о поступлении корреспонденции на ящик Mail.Ru. Сразу после получения письма в системном трее выводится сообщение с его темой и именем адресата (рис. 5.7):

Рис. 5.7. Сообщение о получении письма.

Далее следует перейти в почтовую программу или зайти на веб-сайт для чтения сообщения. Другие почтовые сервисы, например Яндекс.Почта (http://mail.yandex.ru/), тоже предоставляют подобный сервис. Программа Я.Онлайн (http://online.yandex.ru/) будет сообщать о поступлении писем на учетную запись почты Яндекса.

Уведомление о прочтении

Вы отправляете своему коллеге письмо. Проходит день, два, но ответа нет. Только после звонка удается выяснить, что он вообще не получил письмо из-за сбоя на корпоративном сервере. Потеряны два дня.

Как сделать так, чтобы всегда знать, получал ли Ваш адресат сообщение? Для этого при формировании письма достаточно запросить уведомление о прочтении (рис. 5.8):

Рис. 5.8. Запрос уведомления о прочтении.

Теперь у адресата, при получении вашего письма, откроется диалоговое окно, предлагающее отправить уведомление о прочтении (рис. 5.9):

Рис. 5.9. Запрос уведомления о прочтении.

Если он нажмет на кнопку "Да", то автоматически сформируется письмо, в котором будет сообщаться, что письмо доставлено (рис. 5.10):

Рис. 5.10. Автоматически сформированное письмо уведомления о прочтении.

Обратим внимание на то, что вся эта процедура называется уведомление о прочтении, а не уведомление о доставке. Если, к примеру, вы отправили письмо адресату, оно успешно пришло в его ящик, но адресат пока не зашел в него и не открыл это самое письмо, уведомление отправлено не будет. Оно также не будет отправлено, если в диалоговом окне выбрать кнопку "Нет". Уведомление о доставке - так называемая функция "Автоответчик", доступна на многих почтовых сервисах. Но она не несет большого смысла, так как доставленное сообщение может быть не прочитано из-за, например, блокировки фильтра антиспама.

Если приходится работать с многочисленной корреспонденцией, и все письма достаточно важны, то лучше в настройках почты включить запрос уведомлений для всех отправляемых сообщений (рис. 5.11):

Рис. 5.11. Общие настройки уведомлений в Windows Mail.

Здесь же задается обработка уведомлений. По умолчанию, будет появляться то самое диалоговое окно. При выборе опции "Всегда отправлять уведомления о прочтении" для всех писем с уведомлением будет автоматически отправляться ответ. Это нежелательно, поскольку в таком случае спам-роботы будут рады узнать, что ваш e-mail рабочий.

Если вы можете ответить на письмо оперативно - буквально в течение нескольких минут, то отправлять уведомление о прочтении не нужно. Лучше сразу написать ответ.

Когда нужно отвечать на письмо или ответ через неделю

В дружеской переписке допустимо отвечать на сообщения в течение сколь угодного времени. День, три дня, неделя - не было мыслей, были дела, не хотелось писать, не было возможности писать. Словом, главное, чтобы не было взаимных обид. Для деловой же переписки, как уже отмечалось выше, работает железное правило - отвечать нужно в течение суток. Может быть множество корреспонденции, рассмотрение предмета сообщений требует времени, но отвечать на письма по мере работы с ними (два дня, три дня, неделя) - совершенно недопустимо. Но как же тогда быть, если времени разбирать письма нет, а ответить нужно? Достаточно просто написать одну фразу - что-то вроде " Получил Ваше сообщение. Его рассмотрение потребует несколько дней, я обязательно свяжусь с Вами!", нажать на кнопку "Ответить" и вставить эту фразу. Далее, по мере действительного рассмотрения писем, уже писать подробные сообщения.

Отметим, что подавляющее большинство компаний отлично справляется с огромными потоками корреспонденции. Для справки - в лаборатории Касперского (www.kaspersky.ru) клиентам на их обращения отвечают буквально в течение нескольких часов (в любое время суток).