Технология решения бухгалтерских задач в электронных таблицах

Для того, чтобы посчитать обороты, например, по счёту 10, достаточно ввести в ячейку H8 формулу "=H6". По счёту прошла всего одна операция, дебетовый оборот равен этой операции, и, соответственно, дебетовое конечное сальдо так же будет равно той же сумме.

По счёту 51 дебетовый оборот будет равен сумме ячеек H17 и H18. Здесь можно либо воспользоваться формулой "=H17+H18", либо "=СУММ(H17:H18)".

Дебетовый и кредитовый обороты по счёту 75 удобнее всего считать с помощью функции СУММ. Конечное сальдо будет равняться разнице дебетового (ДО) и кредитового оборота (КО). Если бы у счёта было начальное дебетовое сальдо (СНД), то конечное дебетовое сальдо (СКД) вычислялось бы так: СКД = СНД + ДО - КО. 75 - активный счет, для пассивного счёта (например, для счета 80) справедлива формула: СКК = СНК + КО - ДО. В данном случае вместо дебетовых сальдо используются сальдо кредитовые.

В итоге, вычисление оборотов и остатков по счетам даёт нам следующую картину ( рис. 7.16).

увеличить изображение
Рис. 7.16. Расчет остатков и оборотов

Сейчас у нас есть все данные для построения оборотно-сальдовой ведомости. Её мы заполняем на основе главной книги.

Перейдем на лист оборотно-сальдовая ведомость, подготовим таблицу, которую будем заполнять данными, рис. 7.17.

увеличить изображение
Рис. 7.17. Подготовка таблицы оборотно-сальдовой ведомости

Обратите внимание на то, что при подготовке и заполнении оборотно-сальдовой ведомости мы можем воспользоваться функцией автозаполнения. А именно, по строке Итог нам нужны суммы по каждому из показателей. В первую ячейку (сумма по сальдо начальным дебетовым) мы ввели формулу "=СУММ(D5:D8)". Можно заметить, что сумма по сальдо начальным кредитовым должна иметь вид "=СУММ(E5:E8)" и так далее. В именах ячеек изменяются имена столбцов, имена строк неизменны. Если, выделив ячейку с исходной формулой (D9), мы подведем указатель мыши к её правому нижнему углу, он превратится в черный крестик. Если нажать левую клавишу мыши и, как бы выделяя, протащить указатель до ячейки I9, все итоговые ячейки будут заполнены формулами, в которых программа автоматически поменяла имя столбца.

Автозаполнение - очень полезный прием, он позволяет серьезно экономить время. Помимо автозаполнения формул поддерживается автозаполнение арифметических прогрессий, дней недели, месяцев.

Начальные остатки по счетам в нашем случае равны нулю, их мы ввели вручную, остальные данные нужно брать из главной книги. Для заполнения сведений по дебетовому обороту счёта 10 выделим ячейку F5 ( рис. 7.17), введем в неё "=", после чего перейдем на лист главная книга, щёлкнем по ячейке H8 и нажмём Enter на клавиатуре. В нашем случае у счёта нет кредитового оборота, если бы он был, нам понадобилось бы ввести в ячейку G5 листа оборотно-сальдовая ведомость ссылку на ячейку I8 с листа главная книга. Для того, чтобы это сделать, можно воспользоваться автозаполнением. Если выделить ячейку F5, подвести указатель мыши к правому нижнему углу и протянуть до выделения ячейки G5, в ячейке G5 окажется ссылка на ячейку I8 листа главная книга. То же самое справедливо и для других ячеек - заполняем показатель, расположенный левее, после чего с помощью автозаполнения заполняем показатель, расположенный правее. Это позволит в два раза сократить количество сравнительно длительных операций по переходу на другой лист.

В итоге, рис. 7.18, мы получим заполненную оборотно-сальдовую ведомость. Благодаря тому, что мы везде, где только возможно, использовали ссылки на данные, которые уже присутствуют в электронных таблицах, любые изменения в суммах, отраженных в журнале операций (например, если оказалось, что одна из исходных сумм введена неверно), приведут к изменениям в главной книге и в оборотно-сальдовой ведомости. Внимательно вводя формулы, вы избавляете себя от необходимости ручного расчёта показателей.

увеличить изображение
Рис. 7.18. Готовая оборотно-сальдовая ведомость

Если проверить контрольные показатели нашей оборотно-сальдовой ведомости, можно заметить, что дебетовые и кредитовые обороты равны между собой и равны итогу по журналу (170000 р.), суммы конечных сальдо по счетам так же равны между собой.