Органайзер

10.2. Работа с контактами

Элемент Outlook "Контакт" предназначен для хранения информации о людях и организациях, представляющих интерес для пользователя. Стандартная форма элемента "Контакт" представлена на рис.10.6. Свойства "Контакта" из всех элементов Outlook наиболее многочисленны. Основные свойства доступны на вкладке "Общие".

Рис. 10.6. Свойства "Контакта"

Но есть полезные свойства и на вкладке "Подробности" (рис.10.7). Полезной является возможность различных представлений информации. Так, на рис.10.8 дано представление Адресные карточки.

Но возможно, что предпочтительным окажется представление "По местоположению" или "Список телефонов". Помимо стандартных представлений Outlook предоставляет возможность создавать пользовательские представления.

Рис. 10.7. Свойства вкладки "Подробности"

Рис. 10.8. Представление Адресные карточки

Очень важна предоставляемая Outlook возможность манипулировать данными: отбирать поля, выводимые на экран, группировать данные по тому или иному признаку, сортировать и отбирать данные (рис.10.9).

Рис. 10.9. Возможности манипуляции данными

Категории Outlook

Каждому из элементов в папках "Контакты", "Задачи", "Календарь" или "Заметки" может быть поставлена в соответствие некоторая строкапризнак, называемая категорией. Используя этот признак, элементы Outlook могут группироваться необходимым образом. Несколько категорий в поле "Категории" разделяются точкой с запятой. Например, можно определить категорию "Проект VBA", имея в виду работу по написанию книги. Тогда каждому из контактов с информацией об участниках этого проекта можно поставить в соответствие эту категорию. Таким образом, возможно, что ранее формально ничем не связанные друг с другом контакты могут быть выделены из всего множества контактов. По завершению проекта категория "Проект VBA" может быть уничтожена. Это полезно сделать, чтобы список категорий не становился громоздким.

Чтобы назначить любому элементу Outlook категорию, необходимо выбрать элемент, вызвать контекстное меню и выбрать опцию "Категории". В появившемся окне (рис.10.10) необходимо определить необходимые категории из представленного списка.

При необходимости пользователь имеет возможность дополнить список имеющихся категорий. Для этого нужно вызвать главный список категорий (рис.10.11).

Рис. 10.10. Категории

Рис. 10.11. Главный список категорий

Outlook предоставляет пользователям широкие возможности по классификации элементов. Инструмент категорий делает эти возможности неограниченными.