Структура делового письма

6.2. Электронные деловые письма

Электронные деловые письма (business email) - самый распространенный тип деловой корреспонденции. Однако, как это ни странно, строгих правил по написанию business emails не существует. Мы рассмотрим некоторые общие рекомендации, касающиеся стиля, структуры и этикета. На рисунке представлена структура делового электронного письма:

увеличить изображение
Рис. 6.4. Структура электронного делового письма

Salutation. В американском варианте в электронных деловых письмах после приветствия возможно использование двоеточия (:) вместо запятой: Dear Mr Jones:.

Subject. Subject - это тема письма. Очень важно как можно точнее и конкретнее указать тему, чтобы получатель сразу имел представление о содержании письма. В теме можно указывать причину написания письма (жалоба, проблемы с доставкой, запрос информации), также можно включить номер заказа, название вашей компании, и т.д. Гид по написанию электронных деловых писем, предложенный на сайте Colorado State University (http://writing.colostate.edu/guides/), предлагает писать с заглавной буквы все ключевые слова в теме [13]. Обязательно всегда указывайте тему письма, так как во многих почтовых сервисах письмо с пустым полем "тема" будет отправлено в спам.

Main body. Текст электронного письма обычно строится по следующей схеме: what, who, when, where, why and how much. Представьтесь (если необходимо) и укажите цель письма в первом предложении. Желательно, чтобы размер текста не превышал 80 слов. Электронные письма не требует частого использования этикетных формул - после приветствия можно переходить сразу к делу. Электронное письмо должно быть написано кратко, четко и понятно: один абзац - одна новая мысль.

Closing и формулы этикета. В электронных деловых письмах приняты следующие формулы этикета:

Signature. В электронных письмах нет блока "адрес отправителя" (inner address), поэтому информацию о компании и контактные данные можно указать в блоке "подпись". Практически во всех почтовых сервисах можно создавать автоматическую подпись, которую не нужно будет набирать заново каждый раз, когда вы пишите письмо. Примерная последовательность указания данных может быть следующая:

Рис. 6.5. Вариант подписи электронного письма

6.3. Расширяем словарный запас

Краткие итоги

1. Деловая переписка, как и деловой, или официальный, стиль речи в целом, отличается от других тем, что имеет устойчивую форму и структуру.
2. Деловое письмо состоит из заголовка, в котором указывается место, откуда пишут письмо, даты; далее следует название адресата (inside address), затем последовательно обращение, содержание самого письма, вежливая форма заключения и, наконец, подпись.
3. Деловые письма на бумажных носителях обычно печатаются на бланках компании с "шапочкой".
4. В деловых письмах (и практически любой другой официальной документации, кроме особых типов документов) не используется числовой формат даты.
5. Указание адреса отправителя является обязательным только для деловых писем на бумажных носителях. Формат указания адреса также зависит от варианта английского.
6. Приветствие всегда пишется слева, с большой буквы и отделяется запятой. После приветствия следует двойной пробел.
7. Текст делового письма должен состоять из двух или трех текстовых блоков, не больше. В идеале ваше письмо должно уместиться на одной странице.
8. Формулы этикета выравниваются по левому краю, а прощания (Sincerely, Faithfully, Best regards) могут быть выравнены по левому краю или немного смещены к центру страницы. Прощания никогда не пишутся справа.
9. Строгих правил по написанию business emails не существует.
10. Очень важно как можно точнее и конкретнее указать тему, чтобы получатель сразу имел некоторое представление о содержании письма. В теме можно указывать причину написания письма, номер заказа и т.д.
11. Текст электронного письма обычно строится по следующей схеме: what, who, when, where, why and how much. Желательно, чтобы размер текста не превышал 80 слов.
12. В электронных письмах нет блока "адрес отправителя" (inner address), поэтому информацию о компании и контактные данные можно указать в блоке "подпись".

Ключевые термины

Упражнения

1. Расставьте блоки письма в правильном порядке. Обращение и прощание отмечены буквами a) и g):

   a)Dear Dr.Colemy,

   b)Should you have any further questions, do not hesitate to contact me via this email address.

   c) On behalf of the Committee of the IV International Symposium and Tom White we are glad that you will be a speaker during out Symposium.

   d)In order to provide you with high quality simultaneous interpretation of your report during the Symposium we kindly ask you to provide us with the abstract of the article.

   e)Sincerely,

   f)Thank you very much in advance.

   g)Amanda Black,

   Symposium producer,

   tel. 678 099088
2. Соотнесите блок письма с его названием:

   a) In case you have any further questions please contact me via phone.			а) прощание
   b) May 14, 2013			б) дата
   c) Yours fauthfully,			в) тема электронного письма
   d) Delivery details, order # 67-90K			г) формула этикета