Основные сокращения, принятые в деловой переписке

4.2. Грамматические сокращения

Кроме лексических сокращений, рассмотренных выше, существуют и грамматические сокращения (contractions) - сокращенное написание грамматических форм, например (в скобках указаны полные формы): don't (do not), aren't (are not), isn't (is not), he'd (he would, he had), she'll (she will). Подобные сокращения могут быть уместны в деловой переписке с уже хорошо знакомыми людьми, а вот в традиционных деловых письмах на бумаге и в очень официальных письмах (официальных приглашениях, и т.д.) сокращать подобным образом категорически нельзя.

Сокращения стоит использовать очень аккуратно. Однако, эта рекомендация не относится к первой группе: большинство таких сокращений понятно не только всем носителям языка, но и тем, кто только начал изучать английский язык. Сокращения, заимствованные из различных сфер бизнеса, также являются общеупотребительными. Тем не менее, следует учитывать тот факт, что в каждой компании могут быть приняты свои сокращения для обозначения помещений, должностей, процессов и так далее. Избегайте таких сокращений, если только ваши сообщения не предназначены для внутреннего пользования. Сокращения, принятые в электронной переписке, не следует использовать в деловых письмах на бумажных носителях.

Если в деловом письме вам встретилось незнакомое сокращение, есть несколько способов узнать, что оно означает. Первый способ - это сервис http://www.acronymfinder.com/, который предлагает большую базу сокращений различных видов. В поле вверху страницы вводится необходимое сокращение, и система предлагает список возможных расшифровок. При нажатии на расшифровку вы попадаете на страницу словаря с объяснением значения сокращения и примерами использования.

Также существует ряд словарей, как бумажных, так и электронных, в которых приводятся не только расшифровки сокращений, но и их перевод на русский язык. Расшифровку и перевод сокращений можно найти в словаре на сайте http://acronym.net.ru/, база содержит около 5087 сокращений. Кроме того, существует ряд специализированных словарей сокращений: например, англо-русский словарь сокращений на сайте http://www.perfekt.ru/dict/med-abb.html или англо-русский словарь сокращений транспортно-экспедиторских и коммерческих терминов и выражений ФИАТА http://www.tks.ru/jur/0010000012. Последний способ - это поискать сокращение в неспециализированных онлайн словарях, таких как Мультитран (http://www.multitran.ru) или Лингво.

4.3. Расширяем словарный запас

Краткие итоги

1. Акронимы, или сокращения, - это сокращенные буквенные и/или цифровые обозначения полных форм слова. Все сокращения можно условно разделить на несколько больших групп: 1) общепринятые сокращения - общепринятые сокращения, которые используются в любом стиле речи, например mm, oz, a.m., p.m., km, e.g, etc; 2) сокращения из различных сфер бизнеса; 3) и, наконец, сокращения, принятые в электронной переписке.
2. Использование сокращений в строго официальной традиционной деловой переписке на бумаге крайне нежелательно.
3. Использование сокращений в электронной деловой переписке приветствуется.
4. Полезно знать сокращенные названия известных организаций, учреждений, институтов - аббревиатуры.
5. Кроме лексических сокращений существуют и грамматические сокращения (contractions) - сокращенное написание грамматических форм, например: don't - do not. Грамматические сокращения не используются в официальной деловой переписке.
6. Если в деловом письме вам встретилось незнакомое сокращение, узнать его можно при помощи специальных словарей и Интернет-сервисов.

Ключевые термины

Упражнения

1. Запишите следующий текст, используя как можно больше сокращений (слова, которые необходимо заменить, выделены курсивом):

   a) The chief executive officer of the GreatHouse Limited Liability Company went to the marketing department and told off the chief marketing officer for bad and ineffective advertisements.

   b)For the attention of Ms James. The letter I received was without any attachments. I need these invoices as soon as possible. Please respond.

2. Запишите следующий текст, заменяя грамматические сокращения на полные формы (слова, которые необходимо заменить, выделены курсивом):

   a) Dear Mr Rabbits, I'm delighted to invite you to join our conference. I'll be honored to see you among our speakers. During the first day you'll get 30-minute section for your workshop. In case you can't attend the meeting please contact me as soon as possible.

   b) I'm writing to inform you that I haven't received the invoice you sent on May 13. I'm afraid some misunderstanding's occurred. If it's possible, could you please send the invoice again?