Национальный исследовательский университет "Высшая Школа Экономики"
Опубликован: 05.08.2008 | Доступ: свободный | Студентов: 1573 / 308 | Оценка: 4.15 / 3.74 | Длительность: 07:38:00
ISBN: 978-5-94774-979-3
Специальности: Системный архитектор
Лекция 5:

Автоматизация основных бизнес-процессов торговой компании: бизнес-процесс "закупки"

< Лекция 4 || Лекция 5: 12345 || Лекция 6 >

Реализация бизнес-процессов в системе

Перейдем к рассмотрению примера реализации бизнес-процессов группы "Закупки" в системе. Анализ возможности реализации шагов процесса "PRPU01. Подготовка и оформление заявки на товар " представлен в таблице ниже.

Таблица 5.1. Анализ процесса "PRPU01. Подготовка и оформление заявки на товар"
Шаг процесса Стандартная функциональность? Функциональность системы
PRPU01.01. Определение потребности в товарах Нет -
PRPU01.02. Проверка наличия товара в справочнике Да
  1. [Модуль] Покупка - [Папка] Планирование - [Форма] Товары
  2. [Модуль] Покупка - [Папка] Планирование - [Форма] Товары - [Кнопка] Товары - [Функция] - Список
PRPU01.03. Заведение нового товара в справочник Да [Модуль] Покупка - [Папка] Планирование - [Форма] Товары
PRPU01.04. Подготовка заявки на товар Да [Модуль] Покупка - [Папка] Планирование - [Форма] Заявки
PRPU01.05. Согласование заявки на товар Нет -
PRPU01.06. Оформление заявки на товар Да [Модуль] Покупка - [Папка] Планирование - [Форма] Заявки

Из приведенного выше анализа видно, что шаг "PRPU01.01. Определение потребности в товарах" стандартной функциональностью системы не автоматизируется. Как следует из приведенного описания процесса, в результате выполнения данного шага должно сформироваться понимание необходимости покупки товаров. Предположим, что компания планирует приобрести велосипеды в количестве 20 штук и 20 фляг для воды.

Ответственный за определение потребности в товарах должен проверить, есть ли данные товары в справочнике. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

  • открыть форму "Товар Карточка" ([Модуль] Покупка - [Папка] Планирование - [Форма] Товары) ; на открывшейся форме нажать на кнопку "Товар" и в выпадающем меню выбрать функцию "Список" или нажать функциональную клавишу F5 ; в появившейся форме "Товар Список" просмотреть предложенный системой список товаров или воспользоваться встроенным в систему поиском.
Окно "Товар Список", поиск товара в справочнике

увеличить изображение
Рис. 5.9. Окно "Товар Список", поиск товара в справочнике

В результате просмотра справочника было обнаружено, что необходимо ввести новый товар "Фляга" в систему.

Для ввода нового товара необходимо:

  • открыть форму "Товары" ([Модуль] Покупка - [Папка] Планирование - [Форма] Товары) ; нажать функциональную клавишу F3 или в меню приложения "Правка" выбрать функцию "Вставить" ; перевести курсор в поле "Описание" ; убедиться, что система автоматически присвоила номер товара на основании правил, настроенных в серии номеров; в поле "Описание" ввести название товара; заполнить поле "Баз. Единица Измерения" значением "ШТ" или выбрать его из выпадающего списка; убедиться, что система заполнила поле "Описание Поиска" ; на закладке "Счета" заполнить поле "Общая Товарная Группа" значением "РОЗНИЦА". В поле "НДС Товарная Группа" указать "ПЕРЕПРОД18", а в поле "Товар Учетная Группа" выбрать "ГОТОВЫЕ". В поле "Стандартная Себестоимость" указать себестоимость единицы, равную 100 руб.
Окно "Товар Карточка", закладка "Общее"

Рис. 5.10. Окно "Товар Карточка", закладка "Общее"

Для упрощения примера рассмотрим формирование заявки только на один вид товара, а именно - велосипед в количестве 20 штук. Следуя шагам бизнес-процесса, необходимо подготовить, согласовать и оформить заявку на товар. Из анализа процесса видно, что стандартная функциональность системы может автоматизировать шаги "PRPU01.04. Подготовка заявки на товар " и "PRPU01.06. Оформление заявки на товар ".

Для подготовки и оформления заявки на товар в системе необходимо выполнить следующие шаги:

  • открыть форму "Заявка Журнал" ([Модуль] Покупка - [Папка] Планирование - [Форма] Заявки) ; в появившейся форме убедиться, что в поле "Название" стоит значение "СТАНДАРТ" ; в поле "Тип" выбрать значение "Товар" ; в поле "Но." ввести значение "1000" (код товара "Велосипед") или вызвать форму "Товар Список", в которой выбрать соответствующую строку с товаром и нажать кнопку "Ок" ; в поле "Указание" из предложенного системой списка значений выбрать "Новое", что означает необходимость закупки данного товара. После этого в поле "Принять Указание" поставить галочку. Данные настройки система будет использовать при выполнении программы "Выполнить Указания - Заявка" ; убедиться, что система автоматически заполнила поля "Описание", "Код Единицы Измерения" значениями из карточки товара; поле "Кол-во" заполнить значением "20"; в поле "Прямая Себест. Единицы"> указать значение "400"; в поле "Дата Оплаты" указать значение "25.11.08"; в поле "Метод Пополнения" из предложенного системой списка значений выбрать "Покупка".

Забегая немного вперед, заполним заодно поле "Поставщик Но." значением 10 000 или в выпадающей форме "Поставщик Список" выберем поставщика "Московский Почтамт", чтобы не возвращаться к этому шагу в дальнейшем.

В результате должна получиться следующая заявка:

Окно "Заявка Журнал"

увеличить изображение
Рис. 5.11. Окно "Заявка Журнал"

После того как была определена потребность в товарах и заведена соответствующая заявка, необходимо перейти к выполнению процесса "PRPU02. Выбор поставщиков и получение коммерческих предложений", анализ которого представлен ниже.

Таблица 5.2. Анализ процесса "PRPU02. Выбор поставщиков и получение коммерческих предложений"
Шаг процесса Стандартная функциональность? Функциональность системы
PRPU02.01. Поиск поставщиков Да [Модуль] Покупка - [Папка] Планирование - [Форма] Поставщики
PRPU02.02. Ввод нового поставщика в справочник Да [Модуль] Покупка - [Папка] Планирование - [Форма] Поставщики
PRPU02.03. Подготовка списка возможных поставщиков Нет
PRPU02.04. Отправка запроса в соответствии с заявкой Нет
PRPU02.05. Получение коммерческих предложений от поставщиков Да [Модуль] Покупка - [Папка] Обработка заказов - [Форма] Квоты
PRPU02.06. Регистрация коммерческих предложений Да [Модуль] Покупка - [Папка] Обработка заказов - [Форма] Квоты
PRPU02.07. Выбор подходящих поставщиков Нет

Ответственный за работу с поставщиками, основываясь на своем опыте работы и знании поставщиков компании, определил, что заявку на поставку велосипедов может выполнить поставщик "Московский Почтамт" и "Кант". Теперь нужно убедиться, что данные о выбранных поставщиках есть в системе. Для этого необходимо:

  • открыть форму "Поставщик Карточка" ([Модуль] Покупка - [Папка] Планирование - [Форма] Поставщики) ; в открывшейся форме нажать на кнопку "Поставщик" и в выпадающем меню выбрать функцию "Список" или нажать функциональную клавишу F5 ; в появившейся форме "Поставщик Список" просмотреть предложенный системой список поставщиков или воспользоваться встроенным в систему поиском.
Окно "Поставщик Список"

увеличить изображение
Рис. 5.12. Окно "Поставщик Список"

После поиска поставщиков в справочнике выяснилось, что необходимо добавить информацию о новом поставщике. Для этого ответственный за работу с поставщиками должен выполнить следующие действия в системе:

  • открыть форму "Поставщик Карточка" ([Модуль] Покупка - [Папка] Планирование - [Форма] - Поставщики) ; в появившейся форме нажать функциональную клавишу F3 или в меню приложения "Правка" выбрать функцию "Вставить" ; переместить курсор мыши на поле "Название", в которое необходимо ввести название поставщика; убедиться, что система автоматически заполнила поле "Имя поиска" ; заполнить поля "Адрес", "Индекс/Город" любыми подходящими значениями; на закладке "Счет" заполнить поле "Общая Бизнес Группа" значением "ПОСТОТЕЧ". В поле "НДС Бизнес Группа" указать значение "ПОСТОТЕЧ", а в поле "Поставщик Учетная Группа" - "Россия" ; убедиться, что система автоматически заполнила поле "Код Скидки Счета".
Окно "Поставщик Карточка"

Рис. 5.13. Окно "Поставщик Карточка"

После того как необходимые поставщики были найдены с системе и по ним была получена вся информация, на шаге "PRPU02.04. Отправка запроса в соответствии с заявкой" происходит отправка запроса поставщикам на предмет выполнения заявки. К сожалению, данный шаг в системе стандартной функциональностью не покрывается. После получения заявок поставщики в ответ направляют коммерческие предложения. Предположим, что мы получили коммерческое предложение на поставку 20 велосипедов от компании "Московский Почтамт". Для регистрации коммерческого предложения в системе необходимо выполнить следующие действия:

  • открыть форму "Поставщик Квоты" ([Модуль] Покупка - [Папка] Обработка заказов - [Форма] Квоты) ; в появившейся форме нажать F3 или в меню приложения "Правка" выбрать функцию "Вставить".

Заполнить заголовок документа:

  • в поле "Покупка Поставщик" ввести "10 000" или вызвать форму "Поставщик Список" и выбрать строчку с названием "Московский Почтамт" ; убедиться в том, что система автоматически заполнит поля "Покупка Название", "Покупка Адрес", "Покупка Индекс/Город" значениями из карточки поставщика; заполнить поля "Дата Заказа", "Дата Документа", "Требуемая Дата Получения" значением "25.11.08".

Заполнить строки документа:

  • в поле "Тип" из предложенного системой списка выбрать значение "Товар" ; в поле "Но." указать "1 000" или вызвать форму "Товар Список" и найти в ней товар "Велосипед", после чего нажать на кнопку "Ок" ; убедиться, что система автоматически заполнила поля "Описание" и "Код Единицы" ; в поле "Прямая Себестоимость Единицы Без НДС" указать значение "400", а в поле "Кол-во" - "20".
Окно "Покупка Квота"

увеличить изображение
Рис. 5.14. Окно "Покупка Квота"

Теперь, когда в системе есть ряд коммерческих предложений от поставщиков, необходимо сделать окончательный список поставщиков на основании условий поставки, отображенных в коммерческом предложении. Данный шаг "PRPU02.07. Выбор подходящих поставщиков" стандартной функциональностью системы не поддерживается, поэтому в рамках нашего примера дальнейшую работу будем продолжать с поставщиком "Московский Почтамт".

< Лекция 4 || Лекция 5: 12345 || Лекция 6 >
Ержан Тусупов
Ержан Тусупов
Виктория Зубарь
Виктория Зубарь

Добрый день! Подскажите пожалуйста, прохожу по ссылке для скачивания программы Microsoft Dynamics Navision 4.0 но ее там нет и регистрации на сайте тоже не вижу.. как дальше курс проходить?

Андрей Гриднев
Андрей Гриднев
Россия, Поронайск
Александр Петров
Александр Петров
Россия