Спонсор: Microsoft
Опубликован: 06.03.2006 | Доступ: свободный | Студентов: 14487 / 5063 | Оценка: 4.47 / 4.17 | Длительность: 17:53:00
ISBN: 978-5-9556-0046-8
Специальности: Менеджер
Лекция 5:

Документационное обеспечение управления

< Лекция 4 || Лекция 5: 123456 || Лекция 6 >

Основные требования к оформлению документов

Реквизиты документов

Служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов (см. табл. 3.2).

Таблица 3.2. Основные форматы документов
Обозначение Размеры, мм Обозначение Размеры, мм
А0 841х1189 А6 105х148
А1 594х841 А7 74х105
А2 420х594 А8 52х74
А3 297х420 А9 37х52
А4 210х297 А10 26х37
А5 148х210 А11 18х26

Чаще всего используются форматы А4 и А5. Документы, содержащие большие таблицы и схемы, могут оформляться на бумаге формата A3. Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля. Согласно ГОСТу верхнее и нижнее поля составляют 20 мм, левое 20 мм и правое 10 мм. На практике левое поле иногда устанавливают размером 35 мм для удобства переплета.

Большая часть документов оформляется на бланках организации. Бланк - это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.

Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, так называемые реквизиты. Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, предусмотренный ГОСТом. Реквизит (от лат. Requisitum - необходимое) - это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе.

Схема расположения реквизитов на документе представлена на рис. 3.16., а пример бланка с реквизитами - на рис. 3.17. Отметим, что дата документа, равно как и регистрационный номер (реквизиты 11 и 12), обычно проставляется при регистрации документа, на бумажном носителе. А в электронном документе под них оставляется место.

Схема расположения реквизитов

Рис. 3.16. Схема расположения реквизитов
Пример использования реквизитов в письме

Рис. 3.17. Пример использования реквизитов в письме

Описание реквизитов, показанных на рис. 3.16, дано в табл. 3.3.

Таблица 3.3. Описание реквизитов
01 Государственный герб Российской Федерации
02 Герб субъекта Российской Федерации
03 Эмблема4Эмблема - это символическое графическое изображение (рисунок, стилизованное название, графически оформленное сокращение названия), отражающее деятельность организации или ее местонахождение. организации или товарный знак (знак обслуживания)
04 Код организации
05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
06 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
07 Код формы документа
08 Наименование организации
09 Справочные данные об организации
10 Наименование вида документа
11 Дата
12 Регистрационный номер документа
13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа
14 Место составления или издания документа
15 Адресат
16 Гриф5Гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, фамилии и даты утверждения документа
17 Резолюция
18 Заголовок к тексту
19 Отметка о контроле
20 Текст документа
21 Отметка о наличии приложения
22 Подпись
23 Гриф согласования документа
24 Визы согласования документа
25 Оттиск печати
26 Отметка о заверении копии
27 Отметка об исполнителе
28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
29 Отметка о поступлении документа в организацию
30 Идентификатор электронной копии документа

Каждый документ имеет заголовочную часть (содержит реквизиты, расположенные до текста), основную (текст по сути документа) и оформляющую (реквизиты, расположенные после текста) (см. рис. 3.16).

В зависимости от типа и назначения, документ может содержать разный набор реквизитов. Однако есть группа обязательных реквизитов, необходимых для обеспечения юридической силы документа. Стандартная форма документов, как армейская форма, упрощает организацию учета и контроля (рис. 3.18).

Унифицированная форма, имеющая стандартные элементы, необходима для организации учета и контроля

Рис. 3.18. Унифицированная форма, имеющая стандартные элементы, необходима для организации учета и контроля
< Лекция 4 || Лекция 5: 123456 || Лекция 6 >
Гулфайруз Турсынова
Гулфайруз Турсынова

На сертификате будет ли написано количество часов?

елена щербань
елена щербань
Анатолий Федоров
Анатолий Федоров
Россия, Москва, Московский государственный университет им. М. В. Ломоносова, 1989
Олег Маринин
Олег Маринин
Россия, Чита