Применение Mind Mapping'а

Финансовое планирование и бюджетирование

Говоря о планировании с помощью "ментальных карт", да и вообще об их бизнес-применении, стоит упомянуть также и о финансовом планировании. В нынешних непростых экономических условиях вопрос планирования встает особенно остро. Менеджеры всех мастей сетуют на кризис и его пагубное влияние на бизнес, тайком потирая руки в предвкушении экономии за счет снижения зарплат сотрудников. Кризис обнаружил отсутствие резервов на текущих счетах многих компаний. А произошло это именно по причине плохого финансового планирования или даже его полного отсутствия. Возможно, причина глобального экономического кризиса тоже заключается не в чем ином, как в отсутствии грамотного финансового планирования в глобальных масштабах.

увеличить изображение

Подобная ситуация зачастую наблюдается и в личной жизни. В начале месяца все хорошо, а к его концу вдруг оказывается, что у нас денег "впритирку". Почему же нам не удается спланировать бюджет так, чтобы и волки были сыты, и овцы целы? Ответ прост – составляя финансовый план компании или планируя семейный бюджет, мы никогда не видим ситуацию с нашими финансами целиком. Мы планируем отдельные расходные статьи, но не можем окинуть картину взглядом с высоты птичьего полета.

Исправить такое положение дел нам поможет майндмеппинг. Просто попробуйте начать планировать бюджет с помощью "ментальных карт", и вы сами ощутите все те преимущества, которые они нам предоставляют.

• О самом главном мы уже сказали – "ментальная карта" позволяет увидеть весь бюджет целиком, окинуть его единым взглядом и мгновенно сформировать четкое представление о текущей финансовой ситуации.
• Майндмеп позволяет без особого труда выявить ситуации, когда расходы превышают доходы, и принять решение о внесении в план корректив. Причем мы не только видим баланс, но можем легко выявить направления финансирования, отбирающие львиную долю средств, вследствие чего страдают другие расходные статьи.
• Значительно упрощается процедура расстановки приоритетов, корректировки планов и документирования расходов и доходов. На счет поступили средства – мы добавляем в "ментальную карту" новую ветвь и указываем, на что мы их потратим. Возникли незапланированные расходы – добавляем ветвь и для них и сразу же отмечаем, из каких расходных статей мы возьмем эти деньги.

Не стоит изобретать велосипед – вам нужно лишь следовать всем стандартным рекомендациям по планированию бюджета, но делать записи не в виде традиционных текстовых документов, а в форме "ментальной карты".

увеличить изображение

Конечно же, планирование бюджета компании отличается от планирования семейного бюджета, несмотря на одни и те же принципы, лежащие в основе подобной деятельности. В ходе построения "ментальной карты" для планирования и экспансии бизнеса обычно рассматриваются три основных аспекта.

• Оценка рисков, связанных с деятельностью компании. В качестве основного риска многие эксперты называют перерасход бюджета, выделенного под проект. Причин тому может быть много – это и неоптимальное распределение ресурсов, и недочеты в планировании времени, и неправильное определение рамок проекта. Помните бич каждого менеджера – знаменитый треугольник компромиссов? Неграмотный менеджмент – только один из рисков ведения бизнеса, во внимание следует принимать массу других факторов. Это и неграмотная кадровая политика (даже если в вашей компании с этим все в порядке, вы можете поручиться за ваших партнеров?), и уход части команды, и трудности, связанные с достижением плановых показателей, и ошибки в ходе маркетинговой компании, и изменение ситуации на рынке, и глобальный финансовый кризис, и потеря данных, и стихийные бедствия, и многое, многое другое. Вопрос о том, насколько безопасна затеваемая кампания (в терминах возврата инвестиций, или ROI) и гарантирована ли хоть какая-то прибыль – один из основных здесь.
• Планирование развития деятельности. Компания подобна живому организму – она рождается и развивается, медленно (впрочем, когда как) приближаясь к апогею и следующему за ним угасанию. Успешная компания должна расти, расширять свое присутствие на рынке, поглощать другие компании и открывать филиалы, бороться за новых клиентов. Однако зачастую, получая новых клиентов, мы не обращаем внимания на то, что теряем имеющихся, а это не имеет ни малейшего смысла, если, конечно, речь не идет о компании-однодневке. А ведь есть еще и второй фронт – наш собственный персонал, о котором тоже легко забыть в погоне за новыми клиентами. Потерять костяк своей команды, ключевых сотрудников нашей компании в бешеной гонке за новыми клиентами – проще простого. Многие менеджеры питают иллюзии относительно простоты набора новых людей и возобновления деятельности компании. Очень часто они надеются нанять студентов взамен ушедших опытных сотрудников, что позволяет сократить расходы на заработную плату, забывая при этом, что потребуется время, чтобы новые люди получили необходимый опыт. Так что, планируя развитие бизнеса, не забывайте об имеющихся клиентах, создавайте для них дополнительные продукты и услуги, предоставляйте консультации, проводите семинары и мероприятия. И чаще старайтесь увидеть в членах своего коллектива людей, а не винтики в хорошо отлаженном механизме компании, старайтесь сделать так, чтобы люди были довольны. И конечно же, отобразите связанные с этим траты в своем плане.
• Проработка деталей предстоящей экспансии. В любом деле, прежде чем начать, необходимо четко определить характер деятельности, а также ее цели и задачи. Нужно учесть все нюансы, связанные с партнерами, клиентами, персоналом. Нужно спланировать время и место кампании и распределить задачи по времени. Не менее важен и используемый нами механизм – захватим ли мы рынок путем приобретения других компаний или установления партнерских отношений с ними? Какие выгоды (в том числе и финансовые) получат наши партнеры от сотрудничества с нами, и каких результатов стоит ожидать по каждому направлению? Как привлечь к сотрудничеству новых партнеров? Какими будут затраты, связанные с предстоящей кампанией (и речь идет не только о финансовых расходах)? Какие источники финансирования мы сможем задействовать? Вопросов тут возникает масса, и ответить на них поможет только глубокий и всесторонний анализ всех внутренних и внешних факторов.

увеличить изображение

Все перечисленные нами аспекты можно и нужно отобразить на "ментальной карте". Таким образом, вы получите не просто финансовый план на некоторый период времени, но целостную картину текущей и будущей финансовой ситуации в компании. Создав такую карту, вы выходите за рамки привычных текстовых бухгалтерских документов, каждый из которых освещает только один конкретный аспект ситуации. Майндмеппинг расширяет кругозор финансиста, позволяя четко увидеть влияние сочетаний рассматриваемых факторов на ситуацию в целом.

увеличить изображение

Что ж, вот мы и рассмотрели основные способы применения "ментальных карт" в бизнесе. Осталось упомянуть разве что о применении майндмеппинга для внутрикорпоративного обучения, но "образовательные" приложения этого метода мы разберем в подробностях чуть позже. Еще одна вещь, на которую хотелось бы обратить внимание читателя,– это тот факт, что менеджер никак не ограничен только рассмотренными нами вариантами применения "ментальных карт". Вы можете комбинировать описанные нами подходы как угодно, лишь бы они давали результат. При этом возникает соблазн обозначить на одной большой карте абсолютно все. Подход этот чреват эффектом "за деревьями не видно леса", и мы легко можем потеряться в море подробностей. Именно по этой причине мы советуем все же создавать отдельные карты для решения каждого из вопросов, обсуждающихся в этой главе.