Применение Mind Mapping'а

Организация бизнеса

"Ментальная карта" может послужить в качестве прекрасной альтернативы обычной организационной диаграмме. С помощью майндмеппинга удобно описывать и совершенствовать структуру компании, разрабатывать планы и стратегию развития, готовить презентации для клиентов и партнеров. "Ментальная карта", описывающая компанию, обычно содержит следующие основные ветви.

• Управленческая иерархия и структура компании – топ-менеджмент, департаменты, отделы, филиалы. Сюда же можно отнести такие факторы, оказывающие влияние на организационную структуру, как продукты и клиентура компании, а также география ее рынка. Иногда описание структуры организации – единственная цель создания "ментальной карты". В таком качестве "ментальная карта" является лишь расширенной версией традиционного оргчарта, поскольку кроме управленческой иерархии может содержать, к примеру, сведения об областях ответственности каждого из сотрудников.
• История компании, корпоративная культура тоже являются важнейшими составляющими такой карты. На ней могут быть отображены данные об основателях компании, факты из ее истории, этапы ее развития, те принципы и ценности, на которых зиждется корпоративная культура. Наличие устоявшихся корпоративных традиций всегда производит положительное впечатление на потенциальных клиентов, партнеров или инвесторов, убеждая их в надежности и основательности компании. О том, что такие вещи незаменимы в деле сплочения коллектива, мы уж и не говорим, это понятно без лишних слов.
  

  
  увеличить изображение
  
• Партнерские связи и дочерние компании точно так же отображаются на этой карте-презентации. Ни одна современная компания не может существовать в вакууме, сама по себе, не имея никаких отношений с другими организациями. И показать наличие таких связей в ходе представления компании опять-таки весьма полезно с точки зрения создания положительного имиджа.
• Иногда цифры и диаграммы оказывают на людей просто магическое воздействие. Вы можете долго говорить о том, в какой замечательной компании работаете, и не продвинуться в деле заключения сделки ни на шаг, но стоит показать данные об объемах продаж – и дело сделано, инвестор ваш. В своих презентациях автор этих строк тоже не один раз использовал таблицы и диаграммы (естественно, составленные таким образом, чтобы показать компанию в наиболее выгодном свете) и не раз своими глазами наблюдал магию цифр в действии.
  

  
  увеличить изображение
  

Внимательный читатель, конечно, спросит, почему мы снова говорим о презентациях, ведь мы только что обсудили все вопросы, связанные с подготовкой и проведением публичных выступлений в деталях! Причина проста. Описанная выше "ментальная карта", содержащая подробное описание организации, может создаваться и использоваться не только для деловых презентаций, но и на этапе планирования и создания новой компании. В последнем случае майндмеп позволит тщательнее продумать все нюансы будущего предприятия, избежав тем самым возможных ошибок.

Маркетинговая деятельность

О том, как именно играют в "ментальные карты" маркетологи, мы тоже уже говорили, но все же хотелось бы вернуться к этому обсуждению и привести один очень уместный пример. Бьюзен в своей книге упоминает об особой практике "четырех М" – Marketing Matrix Mind Map, разработанной некоей британской компанией "Темпл Маркетинг", – она позволяет учитывать потребности каждого клиента. Идея состояла в использовании "ментальных карт" для разработки индивидуального маркетингового плана под каждого заказчика.

Составленный таким образом майндмеп учитывал множество аспектов:

• Ассортимент товаров или услуг, с целью продвижения которых разрабатывается маркетинговая кампания.
• Информация об этих товарах и услугах (конкурентные преимущества, положительные или уникальные качества товара), которую клиент хотел бы донести до потенциальных потребителей, а маркетолог мог бы применить в своей работе.
• Каналы передачи информации, которые планируется использовать (СМИ, сервисы, интернет-ресурсы), а также связанные с ними расходы, особенности заключения договоров и т.д.
• Данные исследования рынка – информация о спросе на подобные товары и результаты опросов потребителей, целевая аудитория, география рынков сбыта, краткосрочные и долгосрочные перспективы.
• Бюджет предстоящей кампании, ее подробный план и многие другие вещи.

Описание должностных обязанностей и грейдирование

Описание должностных обязанностей и грейдирование Еще один хороший способ применения "ментальных карт" в бизнесе, о котором, тем не менее, говорят довольно редко, – это описание функциональных обязанностей и личностных качеств персонала. Наличие четкого и подробного описания должностных обязанностей каждого сотрудника, действительно, очень важная составляющая формализации бизнес-процессов. И описывать их с помощью майндмеппинга особенно удобно. "Ментальная карта" позволяет классифицировать и аккуратно разложить все по полочкам, в компактной, наглядной и удобной для восприятия форме представить все функциональные обязанности сотрудников и необходимые для их исполнения профессиональные навыки и личностные качества. Хорошие результаты дает также практика составления таких "ментальных карт" самими сотрудниками. Право на составление такой карты мы предоставим читателю, а в качестве примера (пусть и не совсем "по теме") приведем карту востребованности навыков ИТ-профессионалов в 2010 году.

увеличить изображение

А от описания должностей до разработки системы грейдов – всего один шаг. Имея карты, которые визуализируют требования к сотрудникам, занимающим определенную должность, несложно оформить в таком же виде и критерии их продвижения по служебной лестнице. Это чрезвычайно удобно и для HR-департамента компании, и для самих сотрудников, которые легко могут отслеживать свой прогресс и ставить перед собой новые цели. Обычное текстовое описание грейдов и соответствующих им квалификационных критериев, используемое в большинстве компаний, не всегда позволяет четко сформулировать различия между грейдами, в результате чего система получается сложной и запутанной. К сожалению, ментальные карты в таком качестве используют единицы компаний. Автор этих строк пытался ввести подобную практику в одной из компаний, в которых работал, и это единственный известный ему пример. Бьюзен же рассказывает о чем-то подобном – попытке описания с помощью майндмеппинга качеств и функций хорошего лидера в компании EDS.

увеличить изображение

Планирование рабочего времени и описание бизнес процессов

Чуть позже мы еще поговорим подробнее о том, как спланировать свое время с помощью "ментальных карт". Пока же ограничимся лишь несколькими замечаниями на эту тему. Отметим, что майндмеппинг с одинаковым успехом можно применять как для уже упомянутого ежедневного планирования, так и для составления плана работы на неделю, месяц, год…

увеличить изображение

Преимущества такого планирования очевидны.

• Видна целостная картина действий. Одностраничный майндмеп позволяет видеть все, что нам необходимо совершить за определенный период целиком, не пересматривая отдельных задач и не закапываясь в детали, которые иногда заслоняют от нас цели и смысл деятельности.
• Построение более реалистичных планов. Думаем, каждый из нас сталкивался с ситуацией, когда дел запланировано больше, чем кто-либо в состоянии выполнить, или поставленные сроки выглядят, мягко говоря, слишком оптимистичными. Как часто наши менеджеры хотели слишком многого, и это многое должно быть готово "вчера"! Чаще всего такая ситуация является следствием некомпетентности руководителя, но иногда человек, не имея представления о деталях запланированных действий, просто не в состоянии трезво оценить требуемые для этого сроки и ресурсы. Традиционная текстовая запись не позволяет увидеть целостную картину, но, построив майндмеп, мы уже на этапе планирования можем обнаружить ситуации, когда менеджер пытается втиснуть сорок часов работы в один день. А увидев, можно сразу же аргументировать для руководства необходимость внесения корректив в планы.
• Простота расстановки приоритетов. Наиболее важные и первоочередные задачи мы выделяем на карте каким-либо способом – с помощью цвета, размера или начертания шрифта, либо путем использования графических маркеров. Таким образом, самые важные дела бросаются в глаза первыми, в результате чего их мы делаем в первую очередь.
• Баланс между профессиональной и личной жизнью. Составив план в виде "ментальной карты" и ознакомившись с результатом, мы часто понимаем, что в нем нет самого главного, без чего жизнь не является таковой, – отдыха, времени, проведенного с семьей, занятий и игр с детьми, деятельности, связанной с поддержанием здоровья, личными интересами и увлечениями. Ведь мы не живем для того, чтобы работать, а работаем для того, чтобы жить. Работа должна быть интересной и любимой, но не стоит забывать, что по большому счету она – лишь средство прокормить семью. И увидев, что запланированная жизнь безрадостна и однообразна и состоит из одной лишь работы, мы можем сразу же внести коррективы.
• Удобство отслеживания прогресса выполнения. Выделяя на карте уже завершенные задачи, мы видим наглядную картину того, что из запланированного уже выполнено, а что еще только предстоит сделать. Как мы уже упоминали выше, в MindManager есть встроенные маркеры задач, позволяющие отслеживать их выполнение, но даже если подобных возможностей ваше средство построения "ментальных карт" не имеет или вы рисуете карты от руки, отметить завершенные задачи – не проблема.
• Легкость внесения корректив в составленный план. Даже очень тщательно составленные планы редко оказываются выполненными в срок. И причин тому может быть великое множество. Один из законов Мерфи гласит, что "если все идет хорошо, то вы чего-то не заметили", и это чистая правда – всегда что-то мешает уложиться в срок! И потому планы постоянно нуждаются в корректировке. А если мы используем ментальные карты, то сразу видим все варианты – какие из задач следует поменять местами, что отложить, а что вообще исключить из плана. Добавить новую задачу тоже несложно – нужно всего лишь нарисовать новую ветвь.

увеличить изображение

Еще один способ применения майндмеппинга – это описание бизнес-процессов и корпоративных стандартов. Да, конечно, существует масса нотаций для их описания и визуализации. Но часть из них сложна и запутанна, одни нотации для использования требуют тщательного изучения, другие попросту неудобны. А "ментальные карты" позволяют визуализировать служебные процедуры очень просто и чрезвычайно наглядно. Более того, с их помощью выполняется оптимизация бизнес-процессов, поскольку, в отличие от традиционных многостраничных текстовых описаний, "ментальная карта" предоставляет целостное видение процесса, что позволяет выделить неоптимальные участки и сделать работу компании более эффективной. К примеру, было бы очень полезно увидеть описание корпоративного стандарта управления временем, действующего в Центре Знаний, оформленное в виде майндмепа.

увеличить изображение