Основные функции и методы работы с MS Project, освоение рабочего места менеджера проекта

Установка фиксированных затрат для задач

Большинство затрат проекта связаны с ресурсами. Однако некоторые затраты связаны с задачами, например затраты на поездки и печать. Такие затраты являются фиксированными затратами для задач.

1. В поле Начисление в меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта.
2. В меню Вид выберите команды Таблица и Затраты.
3. В поле Фиксированные затраты для задачи введите затраты.
4. Нажмите клавишу ENTER.
5. В таблице "Затраты" можно выбрать способ начисления. Этим определяется, следует ли начислять затраты в начале или в конце задачи, или затраты должны быть пропорциональны длительности задачи.

В Microsoft Project затраты на ресурсы по умолчанию распределяются пропорционально, т. е. их начисление распределяется по длительности задачи. Однако имеется возможность изменить способ начисления, чтобы учесть затраты на ресурсы в начале или конце задачи.

Просмотр затрат на ресурсы и задачи

После назначения норм затрат для ресурсов или фиксированных затрат для задач можно просмотреть общие затраты этих назначений, чтобы убедиться в их соответствии предполагаемым затратам. Если общие затраты на ресурс или задачу превышают бюджет, можно проверить затраты на отдельную задачу или назначения отдельных ресурсов, чтобы определить возможные понижения затрат.

1. Чтобы просмотреть затраты на ресурсы, в меню Вид выберите команду Лист ресурсов.
2. Чтобы просмотреть затраты на задачи, в меню Вид выберите команду Другие представления и выберите Лист задач.
3. В меню Вид выберите команды Таблица и Затраты.

Просмотр затрат данного проекта

Имеется возможность просмотреть текущие, базовые, фактические и оставшиеся затраты проекта с целью определения возможного перерасхода бюджета. Затраты обновляются при каждом перерасчете проекта в Microsoft Project.

1. В меню Проект выберите команду Сведения о проекте.
2. Нажмите кнопку Статистика.
3. В столбце Затраты строки Текущие просмотрите общие плановые затраты проекта.

По ходу выполнения работы можно сравнить отклонений значения поля Текущие от значения поля Оставшиеся, чтобы убедиться в достаточности средств для завершения проекта.

Просмотр календарного плана и его подробных сведений

После ввода основных сведений проекта их следует проверить. Соблюдаются ли крайние сроки? Какие ресурсы используются прямо сейчас? Сколько будет потрачено бюджетных средств?

Сначала просмотрите картину в целом: обратите внимание на общую начальную и конечную дату и критический путь. Затем проверьте все детали. Для этого отобразите задачи и ресурсы в нужных представлениях.

Если произвести разносторонний анализ проекта, можно точно определить его узкие места и предпринять необходимые меры для их устранения, прежде чем возникнут серьезные проблемы.

Чтобы просмотреть начальную и конечную даты проекта, а также его основные фазы можно изменить масштаб диаграммы Ганта.

1. В меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта.
2. В меню Вид выберите команду Масштаб, выберите параметр Весь проект и нажмите кнопку OK.

Имеется возможность просмотреть важные сведения о проекте, например конечную дату, а также проверить, удовлетворяет ли проект ожиданиям по текущему плану.

В меню Проект выберите команду Сведения о проекте и нажмите кнопку Статистика. Будут показаны начальная и конечная даты проекта, а также общие трудозатраты, затраты и общий процент выполнения проекта.

Критический путь представляет собой ряд задач, которые должны быть выполнены ко времени завершения проекта по календарному плану. Большинство задач в обычном проекте имеют некоторый временной резерв и поэтому могут быть немного задержаны без нарушения конечной даты проекта. Те задачи, которые не могут быть задержаны без нарушения конечной даты проекта, являются критическими задачами. Если задачи изменяются для сокращения календарного плана, понижения затрат, устранения превышения доступности, корректировки области охвата или в целях разрешения других затруднений, следует помнить о критических задачах. Внесение изменений в критические задачи влияет на конечную дату проекта.

1. В меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта.
2. Нажмите кнопку Мастер диаграмм Ганта.
3. Чтобы отформатировать задачи критического пути, следуйте инструкциям мастера диаграмм Ганта.

Для быстрого просмотра критического пути может быть использована боковая область Критический путь. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Отчет и щелкните ссылку Просмотр критических задач проекта. Следуйте инструкциям в боковой области.

Корректировка календарного плана

После просмотра и анализа календарного плана может потребоваться внести определенные изменения. Если обнаружено, что конечная дата проекта может быть просрочена, можно скорректировать задачи, чтобы сократить календарный план.

Проверка может обнаружить перерасход бюджета. Возможно, потребуется только убедиться в том, что план в точности отражает реальное выполнение проекта.

Можно ли начать задачу раньше? Воспользуйтесь сроком опережения. Существует ли дата, к которой задача должна быть обязательно начата? Добавьте ограничение. Есть ли перегруженные и незанятые ресурсы? Для сокращения задач переназначьте ресурсы.

Фиксирование длительности задачи

Если задаче назначаются дополнительные ресурсы, в Microsoft Project автоматически уменьшается длительность задачи. Например, для задачи с длительностью один день и с одним назначенным ресурсом требуется 8 часов работы. При планировании с фиксированным объемом работ, если назначить второй ресурс, для задачи сохранится значение 8 часов работы, но ее длительность уменьшится до половины дня.

Если вместо этого требуется изменить объем работы, можно отключить планирование с фиксированным объемом работ и назначить другой ресурс. Для задачи будет отведено 16 часов работы, а длительность останется равной одному дню.

1. В меню Вид выберите представление Диаграмма Ганта.
2. В поле Название задачи выберите задачи, для которых требуется отключить планирование с фиксированным объемом работ.
3. Нажмите кнопку Сведения о задаче и выберите вкладку Дополнительно.
4. Снимите флажок Фиксированный объем работ и нажмите кнопку OK.

После назначения дополнительного ресурса длительность задачи не изменится. Для всех новых создаваемых задач можно отключить планирование с фиксированным объемом работ. Существующие задачи затронуты не будут. В меню Сервис выберите команду Параметры, вкладку Календарный план, а затем снимите флажок Новые задачи с фиксированным объемом работ.

Сокращение задач путем добавления ресурсов

Если задаче изначально назначены ресурсы, а потом ресурсы добавляются или удаляются, Microsoft Project по умолчанию пересчитывает длительность задачи. Например, предположим, что имеется задача с фиксированным объемом работ, длительностью четыре дня и одним назначенным ресурсом. Если потом добавляется другой ресурс, задача сокращается до двух дней. Если доступность ресурсов является более гибкой, чем крайние сроки, добавление ресурсов может стать эффективным способом сокращения графика.

1. В меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта.
2. В поле Название задачи выберите задачу, которой требуется назначить дополнительные ресурсы, а затем нажмите кнопку Назначить ресурсы.
3. В поле Название ресурса выберите ресурс, который требуется назначить для задачи.
4. При необходимости в поле Название ресурса введите название нового ресурса.
5. Нажмите кнопку Назначить.

Галочка слева от поля Название ресурса указывает, что ресурс назначен выбранной задаче.

Если длительность задачи не изменяется при добавлении ресурсов, проверьте, что параметры планирования задают планирование с фиксированным объемом работ. Нажмите кнопку Сведения о задаче и откройте вкладку Дополнительно. Убедитесь, что флажок Фиксированный объем работ установлен, а для задачи выбран тип Фиксированный объем ресурсов или Фиксированные трудозатраты.

Чтобы выяснить, какие ресурсы доступны для выполнения дополнительной работы, просмотрите текущее выделение ресурсов, выбрав команду Использование ресурсов в меню Вид.

Чтобы назначить неполную занятость ресурса, в столбце Единицы следует ввести значение меньше 100, чтобы указать процент рабочего времени, которое ресурс должен работать над этой задачей. Чтобы назначить несколько одинаковых ресурсов (например двух плотников), в поле Единицы введите значение в процентах, превышающее 100.