Факторы эффективности менеджмента

19.2.4. Принятие управленческих решений

Производственное предприятие если рассматривать ее с управленческой точки зрения из двух подсистем управляющей и управляемой или субъекта и объекта управления, связанных между собой каналами передачи информации. Объект управления можно условно рассматривать как систему, преобразующую ресурсы, на входе которого поступают сырье, материалы, рабочая сила и т. п., а выход представляет собой продукты производства (рис.8.8). Информационные связи производственной системы с внешней средой можно представить двумя входными и одним выходным каналом.

На один из входных информационных каналов поступают от внешних структур условия деятельности предприятия, на основе которых составляется план производства, а также нормативы использования ресурсов. Совокупность этих сведений составляют цель управления.

Второй информационный вход представляет возмущающие воздействия, поступающие из внешней среды. Примером возмущающих факторов являются нарушения сроков поставок сырья и материалов, снижение их качества, изменение условий сбыта продукции, нарушение договорных обязательств, предприятиями смежниками и др. Кроме указанных факторов возмущения идущих из внешней по отношению к предприятию среды подобные возмущающие воздействия могут возникать и внутри самой производственной систем. Например, поломки оборудования, случайные нарушения технологических режимов, болезнь работников предприятия и др.

Информационный выход производственной системы представляет собой канал для передачи информации во внешние организации, например объединение или министерство, куда входит данное предприятие или налоговые органы и др. В любой системе управления субъект и объект управления связаны информационными каналами, по которым передаются управляющие воздействия и сведения о состоянии объекта управления.

Орган управления предприятием в классическом трехуровневом варианте состоит из трех слоев. Внутри и снаружи этих слоев циркулируют информационные потоки. Сверху вниз - управляющие воздействия, снизу-вверх - информация обратной связи, по горизонтали - обмен информацией между внутренними объектами одного уровня, а также между внутренними и внешними объектами.

Сам механизм управления включает в себя управленческий персонал, компьютерные сети, финансовые, информационные и другие ресурсы. Задача управления производством сводится к рациональному управлению потоками ресурсов (материальных, энергетических, финансовых, информационных и др.).

Система сбора, обработки, хранения, передачи и представления информации (ИС - информационная система) представляет собой информационную модель предприятия, которая не только отображает текущее состояние, но и состояние за прошедшие периоды времени. На вершине пирамиды управления находятся руководство предприятия, принимающее решения и образующие систему принятия решений (СПР).

Целей, как правило, у предприятия могут быть несколько, и для разных предприятий они могут существенно различаться, но есть две цели, которые одинаковы для всех предприятий. Во-первых, экономическая цель, которая заключается в получении максимальной прибыли от деятельности. Во-вторых, социальная функция предприятия, которая состоит в том, чтобы обеспечить население рабочими местами, изготовить необходимое количество продукции для удовлетворения спроса населения и т. д.

Система поддержки принятия решения (СППР) представляется средним звеном специалистов, которые выполняют различные расчеты, используя от руководителей значения критериев оптимальности, а также с учетом ограничений и фактических значений контролируемых параметров производства.

Описанная трехслойная схема управления применима для любых видов деятельности и организаций любого уровня для крупной корпорации, отдельного предприятия, или даже отдельного человека.

Для холдингов или корпораций принятие решений осуществляет правление, состоящее из нескольких руководителей по сути представляющих систему поддержки принятия решения. В этом случае администрация холдинга или корпорации состоящая из десятков (сотен) специалистов играет роль системы поддержки принятия решения. Информационные системы здесь образуют базу знаний и базу данных получающие информацию от производственных предприятий, в которых могут трудиться тысячи (десятки тысяч) работников.

В случае отдельного человека СПР, СППР и сама ИС фактически сосредоточены в его голове.

19.2.5. Методология основы создания ИС и ИТ в управлении организацией

Инновационный фактор развития экономики неразрывно связан с познанием закономерностей развития производственных систем и оптимизацией структур их управления, а, следовательно, и их информационного содержания.

Если к анализу сложных производственных систем подходить с классических позиций, то сведения об их свойствах могут оказаться неполными, а структура управления - не поддающейся анализу, поскольку налицо три труднопреодолимых препятствия:

• субъективность при задании целей и наличие в СПР людей;
• наличие различных и противоречивых целей, а также их возможная изменчивость;
• фактор неопределенности, привносимый внешними и внутренними возмущающими воздействиями.

Для производственных предприятий характерны структуры содержащие коллективы людей, а также машин, обладающих определенной степенью организованности и автономности, объединенных между собой, исходя из действующей иерархии целей, средствами организации, в общем случае вещественными, энергетическими и информационными связями для обеспечения целенаправленного функционирования всей системы.

Чтобы разработать информационную систему, которая сможет обеспечить количественный анализ надо суметь формализовать и каким-то образом оценивать все составляющие названных выше структур. Следует отметить, что в настоящее время такие понятия как организованность, иерархия целей, информация, автономность, а так же отношения между человеком и машиной, входящих в узлы управления являются с количественной стороны наименее изученными.

В производственной системе для надлежащей организации системы управления рассматриваются три аспекта вещественно-энергетический, экономический и информационной.

В связи с этим в информационном аспекте исследуемая производственная система может быть представлена иерархической структурой, на нижнем уровне которой находятся участки технологического процесса, на более высоких уровнях размещаются узлы управления, связанные с объектами управления и между собой каналами связи.

Информация, циркулирующая в системе, обычно проявляется в трех видах: осведомляющей, движущейся от объектов управления к соответствующим узлам управления; управляющей, движущейся в обратном направлении; нормализующей, которая определяет закономерности поведения узла управления и алгоритмы функционирования его элементов. Узлы управления после переработки осведомляющей информации содержащейся в алгоритмах и структурах узла управления. Технологические участки производственного процесса служат фактически источниками осведомляющей (иногда говорят первичной) информацией. По мере продвижения вверх по иерархии информация постепенно обобщается, проходя промежуточные узлы управления, доходят до главной вершины - главного узла управления. Главный узел, окончательно переработав полученную осведомляющую информацию, генерирует решение, которое в виде управляющей информации двигаясь вниз по иерархии, детализируется (пример расходящейся структуры переработки информации) в нижележащих узлах управления.

Принято считать, что чем меньше информации требуется от вышележащих узлов для регулирования деятельности нижележащих узлов, тем выше уровень самостоятельности (автономности) узла. Существенным моментом в решении проблем информационного обеспечения управления является свойство ИС и ИТ обеспечивающие достижение целей и подцелей производственной системы только необходимой (ценной) информацией и чтобы ее было достаточно. Поэтому в процессе обеспечения управления производственной системы на первый план выдвигаются смысловые и ценностные характеристики информации обеспечиваемой ИС и ИТ.

19.2.6. Методология информационного обеспечения ИТ и ИС в управлении организацией

Информационные системы и информационные технологии в процессе управления организацией рассматриваются с единой позиции - использования их возможностей для повышения эффективности труда работников занятых в информационной сфере производства и поддержке принятия решений в организации (фирме).

Информационная система - как взаимосвязанная совокупность программно-технических средств, методов и персонала обеспечивает сбор, хранение, обработку, поиск и выдачу информации, необходимой для эффективного функционирования производственной системы.

Функционирование любой информационной системы происходит на основе процессов использования ориентированных на данную систему информационных технологий. Следует отметить, что информационные технологии могут осуществляться и вне сферы информационной системы. При разработке информационных систем и информационных технологий учитываются некоторые общие требования:

• минимизация расходов на сбор, формирование, обработку и передачу информации;
• удобство кодирования, которое является важным фактором надежности передачи и, следовательно, достоверности информации, а также ускорения ее передачи и обработки;
• лаконичность и высокая насыщенность. Эти свойства обеспечивают, с одной стороны, повышение ценности информации, с другой стороны - ускорение ее доставки и обработки;
• своевременность поступления к потребителям. Замедление в поступлении информации значительно снижают, а иногда и сводят к нулю ее ценность для осуществления управления, снижают эффективность решений руководителей и функций исполнителей, нарушают ритм функционирования системы управления;
• ценность (полезность) для осуществления процессов управления и достоверность. Не только неправильная, ошибочная информация (дезинформация), но и излишняя, чрезмерно подробная информация могут отрицательно сказываться на процессах управления, вызывая усложненные структуры и увеличение трудовых затрат управленческого персонала (СППР) и непроизводительные затраты времени работы ИТ и среду информационной системы.

Реализация приведенных требований к информационному обеспечению требует рассмотрения с единых позиций следующих методических подходов:

• построение схемы информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации, их направление и структуру;
• обеспечение сопоставимости показателей различных сфер производства с учетом требований стандартов всех уровней;
• использование методики построения баз данных, позволяющей создать концептуальную информационно-логическую модель, отражающей взаимосвязь информации, т. е. информационную модель управляемого объекта.

Проектирование информационного обеспечения информационных систем и информационных технологий основывается в первую очередь на понимании задач принятия решений, которые они призваны обслуживать.

Информационное обеспечение обладает развитой многоуровневой структурой и должно осуществлять связи как между различными узлами внутри системы, так и с большим числом внешних организаций. Это требует создания специальных методов согласования информационного обеспечения различных уровней, разработки системы связей между ними, а так же специальных классификаторов.

Большинство задач, реализуемых в ИС, характеризуются большими объемами обрабатываемой информации и логическим характером ее обработки.

Одним из важных принципов организации информационного обеспечения является однократный ввод данных и многократное их использование, агрегация и фильтрация данных, зависимость степени агрегирования от уровня принятия решений. При разработке плана управления, последовательности информационных актов, их взаимной эффективности необходимо учитывать некоторые свойства информации. Эти свойства состоят в том, что результат совместных информационных воздействий Д₁, Д₂, Д₃,… на систему не равен сумме результатов тех же воздействий, реализуемых порознь.

Не коммутативность информации заключается в том, что результат информационных воздействий Д₁, Д₂, Д₃,…на систему, как правило, отличается от результата тех же воздействий, осуществляемых в другой временной последовательности.

Не ассоциативность проявляется в том, что информационные воздействия Д₁, Д₂, Д₃,… приводят к иному результату, чем воздействия Д₁, Д₄, где Д₄ есть некоторое воздействие, обусловленное совместным использованием Д₂, Д₃.