Коммуникации

Организационные формы управленческих контактов

Проведение собраний и совещаний

Собрания и совещания представляют собой способ коллективного обмена информацией, заканчивающегося принятием конкретных решений. Они различаются:

• кругом участников (на совещаниях присутствуют специалисты, ответственные или заинтересованные лица, а на собраниях - все члены организации или их представители);
• обсуждаемыми проблемами (на совещаниях рассматриваются текущие, а на собраниях - более общие, накопившиеся за определенный период времени);
• решаемыми вопросами (совещания имеют оперативный характер и призваны вносить коррективы в текущую деятельность; на собраниях прежде всего подводятся итоги и определяются планы и стратегии на будущее).

Необходимо всегда четко определить для себя, для чего, с какой целью и как часто совещания и собрания будут проводиться, какие особенности иметь. Это может впоследствии сэкономить немало времени.

1. По целям различают следующие типы совещаний:
   • информационное (доведение до сведения сотрудников тех или иных важных вопросов);
   • разъяснительное (публичное подтверждение или опровержение ложной информации, убеждение сотрудников в чем-то, получение одобрения тех или иных действий и т.п.);
   • проблемное (постановка проблем, коллективный поиск решения вопроса на основе 3 – 4 десятиминутных выступлений или 3-5-минутных реплик с последующим обсуждением);
   • инструктивное (доведение до сведения необходимой информации и объяснение способа действий);
   • консультационное (сбор мнений по важным вопросам);
   • оперативное (получение текущих сведений о состоянии дел и преодоление "узких" мест);
   • координационное (обеспечение взаимодействия подразделений).
2. По частоте проведения выделяют разовые, постоянно действующие и периодические совещания.
3. По составу участников (может быть постоянный, переменный или смешанный).
4. По решаемым вопросам, которые могут быть неопределенными (по усмотрению руководителя), разовыми или регулярно повторяющимися, а их перечень - ограниченным или неограниченным.
5. По характеру обмена мнениями (неформальный часто более эффективен, чем формальный).
6. По формам подведения итогов - связанными или не связанными с принятием документа.
7. По регламентированности (нормативами или руководителем).

Как считают специалисты, эффективность собраний и совещаний невелика, поскольку они требуют значительных затрат времени и средств, отвлекают от текущих дел персонал, не всегда обусловлены производственной необходимостью, рассматривают вопросы, не требующие коллегиального решения, а иногда вообще созываются из-за перестраховки.

Поэтому бытует в немалой степени оправданное мнение, что лучшими из них являются те, которые либо вообще не надо проводить, либо обмениваясь мнениями заочно (например, по телефону), либо принимая единоличное решение.

Процедура подготовки совещания выглядит следующим образом.

1. Разработка плана проведения (тематика, график) на период.
2. Тщательная (за несколько недель до начала) подготовка очередного мероприятия, предполагающая:
   • определение докладчиков и содокладчиков по каждому вопросу;
   • составление списка приглашаемых, без которых нельзя обойтись (те, кого непосредственно затрагивают принимаемые решения, их исполнители, специалисты в соответствующей области, лица, имеющие опыт действия в аналогичных ситуациях); если кандидатов набирается слишком много, целесообразно пригласить представителей, иначе заседание может оказаться неуправляемым;
   • определение за 2-3 дня даты и времени проведения с учетом запланированных после мероприятий;
   • анализ материалов, составление повестки дня (желательно на основе мнения предполагаемых участников), которая заранее до них доводится, а при необходимости с ними согласовывается, уточняется, корректируется и в окончательном варианте раздается перед началом заседания (отдельно в нее включаются вопросы предыдущего совещания, которые там не рассматривались);
   • предварительную рассылку материалов (тезисов или текста доклада, справки), что позволит на совещании сосредоточиться на ответах на вопросы, обсуждении доклада и проекта решения, внесении поправок и его принятии в целом;
   • проверку выполнения предыдущих решений;
   • подготовку проекта решений или рекомендаций;
   • размножение материалов;
   • поиск удобного комфортного помещения, размер которого должен соответствовать числу приглашенных, оснащенного оргтехникой, с необходимым режимом температуры, влажности и т.п. (совещания лучше проводить не в кабинете, а в специальной комнате, чтобы не подчеркивать должностное неравенство присутствующих).
3. Варианты расположения участников в зале заседания:
   • за параллельными длинными столами;
   • за короткими столами "елочкой";
   • за параллельными короткими столами;
   • за одним длинным столом;
   • за П-образным столом;
   • за отдельными столиками.
4. Проверка перед началом заседания:
   • наличия и сфокусированности проектора, работы микрофонов;
   • расстановки столов, наличия карандашей, бумаги и пр.;
   • готовности доски, мела, тряпки;
   • достаточности освещения;
   • наличия раздаточного материала;
   • знакомства ведущего с тезисами доклада и выступлений;
   • назначения ответственного за протокол;
   • регистрации участников (на специальном листе с указанием фамилии и должности в соответствии со списком приглашенных);
   • выдачи проекта решения и других материалов;
   • обеспеченности в перерыве питанием.
5. Проведение самого мероприятия, опирающееся, с одной стороны, на положения и регламенты, а с другой - на умение председательствующего наладить рабочий процесс с учетом личностей участников:
   • объявление об открытии, регламенте;
   • работа по докладной или бездокладной схеме (но желательно, чтобы каждый, кто хочет, имел возможность выступить).
6. Подведение итогов:
   • руководителем (председателем), который высказывает свое мнение или обобщает прозвучавшие точки зрения и формулирует предварительное решение;
   • руководителем, принимающим единоличное окончательное решение;
   • председательствующим совместно с участниками, обсуждающими решение по пунктам;
   • председательствующим, предлагающим решение от себя;
   • участниками на основе предлагаемого проекта или нескольких его вариантов с его уточнениями.
7. Определение даты следующего совещания и предварительное формирование его повестки, куда переносятся нерассмотренные вопросы.
8. Оформление протокола (редактирование, уточнение, размножение, рассылка).