Компания IBM
Опубликован: 04.11.2008 | Доступ: свободный | Студентов: 826 / 112 | Оценка: 4.42 / 4.17 | Длительность: 37:45:00
Лекция 10:

Работа с документами

Аннотация: Данная лекция посвящена работе с документами. Рассматриваются основные принципы форматирования документов, приводятся практические примеры.

При работе в Notes вы используете документы каждый день. Документы можно читать или создавать. Размещаются они в базах данных. Документы очень разнообразны: от почтовых сообщений и мероприятий календаря до записей журналов и публикаций в базе данных обсуждений.

Документы создаются на основе форм, построенных разработчиком базы данных. Формы определяют структуру и функциональные возможности документа. Формы могут содержать поля, которые предназначены для сбора и отображения данных. Кроме этого, формы могут содержать рисунки, действия, формулы и др. Например, при составлении нового почтового сообщения создается документ, в котором используется форма нового почтового сообщения, определяющая его вид. В форме нового почтового сообщения содержатся поля "Кому", "Копия", "СК", поле темы, а также область основного текста. Новое почтовое сообщение можно отправить другим пользователям. Разработчикам баз данных предоставлены возможности создания уникальных форм, наилучшим образом подходящих для создаваемой ими базы. Пользователи клиентов Notes просто используют документы, которые могут быть созданы в рабочей базе данных.

Находясь в базе данных, пользователь имеет различные возможности при работе с документами (при просмотре и при чтении документов). Например, можно выполнять предварительный просмотр документов, удалять документы, отображать скрытые знаки в документах и блокировать документы.

Копирование документа из одной базы данных и вставка его в другую

Имеется возможность копировать документы из представления и вставлять их в другую базу данных. По возможности копируйте и вставляйте документы между базами данных, имеющими одинаковую или сходную форму. Если документ вставляется в базу данных, в которой отсутствует форма, соответствующая находящимся в базе данных документам, то для отображения содержимого документа будет использоваться форма по умолчанию для новой базы данных. Но, если форма или представление по умолчанию не имеет каких-то или всех полей исходной формы, могут возникнуть проблемы при чтении данных документа.

  1. Выделите документы, которые требуется скопировать.
  2. Выберите команду: Правка - Копировать (или Правка - Вырезать, чтобы переместить документ).
  3. Откройте конечную базу данных.
  4. Выберите команду: Правка - Вставить.

Чтобы определить и пометить документы как непрочтенные или прочтенные

По умолчанию Notes показывает, какие документы были прочитаны в представлении. Рядом с названиями новых документов или документов, которые не были прочитаны, отображаются красные звездочки.

Не открывая документы, их можно пометить как прочтенные или непрочтенные.

  1. Выберите документы, щелкнув в левой колонке рядом с каждым.
  2. Выберите команду: Правка - Пометки.
  3. Выберите любую из следующих команд:
    • "Пометить как прочтенные", чтобы пометить выбранные документы как прочтенные;
    • "Пометить все как прочтенные", чтобы пометить все документы в базе данных как прочтенные;
    • "Пометить как непрочтенные", чтобы пометить выбранные документы как непрочтенные;
    • "Пометить все как непрочтенные", чтобы пометить все документы в базе данных как непрочтенные.
Совет Для переключения между пометками о прочтении и непрочтении документа с помощью клавиатуры выберите документ и нажмите клавишу Insert.

Чтобы перейти к следующему непрочтенному документу

Находясь в документе или представлении, пользователь может переместиться к следующему непрочтенному документу, не просматривая список документов. Это может быть полезно, например, при чтении дискуссии, если требуется перемещаться к следующему непрочтенному документу без необходимости закрывать текущий документ, искать следующий непрочтенный и затем открывать новый документ.

При перемещении к следующему непрочтенному документу, когда открыт один документ, переход выполняется к следующему непрочтенному документу в текущей цепочки обсуждений (в случае наличия этих непрочтенных документов в цепочке). В противном случае переход выполняется к следующей родительской теме цепочки обсуждения, в которой имеются непрочтенные документы, вне зависимости от того, прочитана или не прочитана данная тема (переход к родительской теме выполняется, чтобы можно было просмотреть контекст обсуждения). Из родительского документа переход выполняется к следующему непрочтенному документу в обсуждении.

Перемещение из представления происходит к следующему непрочтенному документу в представлении, независимо от того, к какой дискуссии относится этот документ.

  1. Откройте документ или представление.
  2. Нажмите клавишу TAB, F4 или щелкните значок "Следующий непрочтенный"07_01на панели инструментов.

Выбор документов в представлении

Имеется возможность выделять документы в представлении для копирования, удаления, печати, экспорта для сохранения в файле или пересылки с почтовым сообщением. Также можно указывать прочтенные документы или группировать их другими способами. В колонке слева от названия выделенных документов ставится галочка.

Чтобы выделить или отменить выделение документов

  • Чтобы выделить или отменить выделение одного или нескольких документов в представлении, щелкните в колонке слева от каждого документа. Или нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская кнопку, переместите указатель мыши вниз или вверх по колонке слева от документа.
  • Чтобы выделить или снять выделение для всех документов в представлении, выберите команду: Правка - Выделить все или Правка - Снять все выделение.
Совет Выделяя документы, можно легко их пересчитать. Число выделенных документов отображается в строке состояния. Удаление и отмена удаления документов

При удалении документа Notes помещает его в корзину до тех пор, пока она не будет очищена. Для удаления созданных вами документов необходимо иметь доступ к базе данных на уровне автора и доступ на уровне редактора или более высокий для удаления документов, созданных другими лицами.

Чтобы удалить документы

  1. Выделите документ, который нужно удалить. Чтобы выделить более одного документа, щелкните в колонке слева от каждого документа, который необходимо выделить.
  2. Выберите команду: Правка - Удалить, либо нажмите клавишу Delete. Появится значок X рядом с названием документа.
  3. Выберите команду: Вид - Обновить, чтобы обновить базу данных и безвозвратно удалить документы в корзине, или нажмите клавишу F9. Notes произведет удаление документов из всех папок и представлений базы данных.
Совет Чтобы удалить документ из папки, не удаляя его из базы данных, выделите документ и выберите команду: Действия - Папка - Удалить из папки. Документ по-прежнему будет доступен в представлении "Все документы".
Примечание Можно создавать копии документа, архивируя их. Это позволяет удалять документы из базы данных, не уничтожая их. Средство архивирования позволяет производить удаление документов по истечении временных интервалов (заданных в днях), прошедших с последнего действия или последнего изменения, или по окончании заданного срока действия документов.

Чтобы отменить удаление документа

Чтобы убрать значок X рядом с документом, т. е. отменить удаление документа, выделите документ, помеченный для удаления, и выберите команду: Правка - Удалить, или нажмите клавишу Delete.

Чтобы восстановить удаленные документы в базах данных

Чтобы включить возможность восстановления удаленных документов в базе данных, необходимо выполнить следующие действия. Без соответствующей настройки документы в корзине не могут быть восстановлены после ее очистки. Следует отметить, что не все базы данных имеют корзины для хранения удаленных документов.

Для удаления созданных вами документов необходимо иметь доступ к базе данных на уровне автора и доступ на уровне редактора или более высокий для удаления документов, созданных другими лицами.

  1. Откройте базу данных; выберите команду: Файл - База данных - Свойства; а затем откройте вкладку "Дополнительно".
    Примечание Для новой базы данных выберите команду: Файл - База данных - Создать, а затем нажмите кнопку "Дополнительно".
  2. Установите флажок "Разрешить мягкие удаления (допускают восстановление)".
  3. В поле "Отсрочка мягкого удаления в часах" укажите время в часах, в течение которого будет возможно восстановление; щелкните галочку, чтобы введенное значение вступило в силу. Например, введите число 2, если требуется, чтобы документы могли быть восстановлены в течение двух часов после удаления; по истечении этого интервала удаленные документы не будут подлежать восстановлению.
  4. В настраиваемой базе данных выберите команду: Создание - Представление.
  5. Введите имя представления, которое позволяет определить в нем наличие удаленных документов, например "Удаленные документы".
  6. В поле "Тип представления" выберите значение "Общие (удаленные документы)".
  7. Введите место для представления и нажмите кнопку ОК.
Примечание Удаленные документы будут отображаться в этом представлении в течение указанного интервала времени, по истечении которого они будут удалены без возможности восстановления.

Предварительный просмотр документов

Имеется возможность просматривать документы в области предварительного просмотра, так что не требуется открывать и закрывать каждый документ. Предварительный просмотр позволяет увидеть часть содержимого документа, не открывая сам документ. Область предварительного просмотра открывается в текущем представлении как отдельная рамка и отображает часть выделенного документа.

Можно также настроить базу данных на автоматическое отображение области предварительного просмотра при каждом открытии базы данных.

Задача Решение
Просмотр документа
  1. Выберите команду: Вид - Просмотр документов - Отображать область просмотра, чтобы вывести на экран область просмотра.
  2. (Необязательно.) Чтобы расширить область просмотра, выберите команду: Вид - Просмотр документов - Увеличить область просмотра.
Примечание Переместите указатель мыши на границу области (при этом указатель должен принять форму двунаправленной стрелки) и перетащите границу.
Задание состояния открытия для области просмотра, используемого по умолчанию в базе данных Откройте область просмотра, а затем закройте базу данных. Область просмотра должна отображаться по умолчанию при каждом открытии базы данных.
Просмотр основного документа из ответного документа Откройте ответный документ; выберите команду: Вид - Родительские документы.
Просмотр связанного документа07_04 Откройте документ; выберите команду: Вид - Связанные документы.
Просмотр нескольких связанных документов Откройте документ; выберите команду: Вид - Связанные документы, нажмите стрелку вправо для перехода к следующей связи или стрелку влево для перехода к предыдущей связи.
Изменение положения области просмотра См. раздел "Приступая к работе" .
Закрытие области просмотра Отмените отображение области просмотра, выбрав: Вид - Просмотр документов - Отображать область просмотра либо поместив указатель мыши на границу (при этом указатель должен принять форму двунаправленной стрелки) и перетащив границу в нижнюю часть окна.

Для открытия или закрытия документа Notes можно воспользоваться следующими приемами.

Задача Решение
Открыть документ В представлении дважды щелкните заголовок документа.
Создание ссылки для открытия документа с рабочего стола
  1. Измените размер окна Notes, чтобы отобразить рабочий стол, посредством уменьшения и перетаскивания левого нижнего угла окна Notes.
  2. Перетащите документ из представления Notes на рабочий стол.
  3. Дважды щелкните ярлык, чтобы открыть документ в Notes.
Закрытие документа Выберите команду: Файл - Закрыть либо нажмите клавишу ESC.
Закрытие текущего документа и открытие следующего Нажмите клавишу ENTER.
Перемещение от одной открытой базы данных к другой или от одного документа к другому
  1. Нажмите стрелки назад или вперед, расположенные на панели инструментов навигатора (если эта панель инструментов включена). .
  2. Для каждого открытого документа выберите вкладки окна.
Примечание При помощи стрелок, направленных вперед и назад, можно также переходить от одного недавно открытого и впоследствии закрытого документа к другому.
Сергей Смирнов
Сергей Смирнов
Россия, Нижний Новгород, ННГАСУ, 2007
Алексей Ляхов
Алексей Ляхов
Россия, Москва