Почта и адресная книга

Работа с группами новостей

Чтобы читать и отправлять сообщения в группы новостей Интернета (также известные как группы USENET), необходимо иметь учетную запись групп новостей сетевого протокола передачи новостей Network News Transfer Protocol (NNTP). В меню выберите команду: Файл - Параметры - Мастер настройки клиента, а затем ответьте на вопросы по созданию учетной записи для работы с группами новостей. Для изменения учетной записи можно выбрать эту команду в любое время.

Если отсутствует необходимость в автоматической настройке Notes учетной записи, можно создавать и изменять учетную запись вручную, но автоматическое определение Notes конфигурации является более точным и удобным.

При создании Notes учетной записи группы новостей также создается локальная база данных (прокси-сервера) группы новостей с именем, совпадающим с именем учетной записи. База данных называется базой данных прокси-сервера, так как в ней представлены сведения, находящиеся на сервере групп новостей, а не сохраненные локально фактические сообщения групп новостей, которые занимают место на диске компьютера.

Чтобы работать с сервером новостей в интерактивном режиме

Если имеется подключение к Интернету, при открытии базы данных групп новостей производится подключение к серверу групп новостей и открывается папка "Исходящие" для сохранения сообщений. Можно подписаться на группы, читать и отвечать на сообщения или создавать новые сообщения.

Чтобы подписаться на группу новостей и читать ее сообщения

Чтобы вступить в обсуждение группы новостей, следует подписаться на одну или несколько интересующих вас групп новостей.

1. Откройте свою базу данных групп новостей.
2. Нажмите кнопку "Группы новостей". В диалоговом окне "Группы новостей" отобразится список групп, доступных на сервере групп новостей.
3. (Необязательно.) Нажмите кнопку "Только с оформленной подпиской". Например, при поиске группы новостей, на которую требуется подписаться, эта кнопка облегчает поиск данной группы в списке.
4. (Необязательно) Нажмите кнопку "названия которых содержат текст", введите текст в появившемся поле и нажмите кнопку "Поиск", для выполнения поиска группы новостей, которая содержит указанный текст. Например, можно ввести текст "garden" для поиска группы новостей rec.gardens.
5. Выберите группу новостей и нажмите кнопку "Подписаться".
6. После нажатия кнопки "Готово" Notes создает папку для этой группы новостей.
7. Выберите папку и приступите к просмотру сообщений в ней.

Чтобы разместить сообщение в группе новостей

1. Откройте базу данных групп новостей (прокси-сервера) и выберите группу новостей, в которую необходимо отправить сообщение.
2. Чтобы создать сообщение в новом разделе, нажмите кнопку "Новый основной раздел", введите текст и нажмите кнопку "Отправить раздел".
3. Чтобы ответить на существующее сообщение, выберите сообщение и нажмите кнопку "Ответить", введите текст и нажмите кнопку "Отправить раздел".

Чтобы обновить данные, отображаемые в группе новостей

При длительном сеансе работы с группой новостей без закрытия и повторного открытия базы данных на сервере могут появиться новые сведения. Для просмотра новых данных нажмите кнопку "Обновить сводки".

Чтобы работать с группами новостей в автономном режиме

Если подключение осуществляется посредством удаленного доступа, с группами новостей может понадобиться работать автономно и для обмена изменениями выполнять репликацию при подключении. После создания локальной реплики базы данных групп новостей для сохранения сообщений ответы сохраняются локально на компьютере. При этом можно работать автономно и подключаться для отправления или получения сообщений из и в группы новостей USENET, на которые имеется подписка.

1. Откройте базу данных группы новостей.
2. Убедитесь, что имеется подписка на все необходимые группы новостей.
3. Закройте базу данных и перетащите ее закладку на значок репликатора. При открытии страницы репликатора для учетной записи группы новостей создается новая репликация.
4. Для начала репликации нажмите кнопку "Начать".

После завершения репликации дважды щелкните запись о репликации группы новостей, чтобы открыть реплику группы новостей. Теперь можно читать и публиковать новости локально. Опубликованные новости сохраняются в папке "Исходящие" до следующей репликации.

Работа с экспресс-сообщениями

Служба экспресс-сообщений позволяет просматривать состояние сотрудников и проводить с ними сеансы разговоров.

Терминология службы экспресс-сообщений

• Разговор. Обмен сообщениями в реальном времени. Разговор можно вести с любым из подключенных сотрудников.
• Группы. Пользователи из списка экспресс-контактов организованы в группы. Существуют группы двух типов:
  • Личные группы. Группы, которые задаются пользователем. В них можно добавить пользователя из справочника службы экспресс-сообщений для организации.
  • Общедоступные группы. Группы из справочника службы экспресс-сообщений для организации. Состав общедоступных групп определяется системным администратором.
• Неплановое собрание.Личный разговор трех и более пользователей. Начать такое собрание можно из разговора, из почтового сообщения, с помощью списка экспресс-контактов или через главное меню. После начала собрания можно приглашать других подключенных пользователей присоединиться к нему. Дополнительные сведения см. в разделе "Календарь и планирование" .
• Список экспресс-контактов. Список сотрудников. Можно создать собственный список.
• Справочник службы экспресс-сообщений. Основной список всех пользователей, связанных с организацией. Справочник организации поддерживается системным администратором. Доступ к нему предоставляется при добавлении имен в список экспресс-контактов или при приглашении пользователей на неплановые собрания.
• Сервер службы экспресс-сообщений. Сервер Sametime, к которому необходимо подключиться, чтобы воспользоваться службой экспресс-сообщений Notes. Дополнительные сведения см. в разделе "Приступая к работе"
• Информирование о состоянии подключения. Возможность просматривать состояние пользователей, находящихся в сети, в представлениях почты и в почтовых сообщениях.
• Состояние подключения. Состояние подключения позволяет определить доступность пользователя для разговора по сети и неплановых собраний.
• Сообщение о состоянии подключения. Текст, появляющийся при наведении указателя мыши на имя пользователя в списке экспресс-контактов. Можно использовать стандартные сообщения о состоянии подключения или создать свои собственные. Дополнительные сведения см. в разделе "Настройка личных параметров" .

Работа со службой экспресс-сообщений

Служба экспресс-сообщений позволяет просматривать состояние сотрудников и проводить с ними сеансы разговоров. В сеансах может участвовать как два пользователя (разговор), так и трое и более пользователей (неплановое собрание).

Совет Если для планирования собраний по сети необходимо работать с календарем Notes и использовать другие возможности совместной работы, например проводить собрания и участвовать в собраниях по совместному использованию приложений и запланированных собраниях, возможно, потребуется установить клиент службы экспресс-сообщений (версии 3.0 или более поздней). После установки клиента и перезапуска Notes для запуска клиента на панели закладок следует щелкнуть значок службы экспресс-сообщений Lotus.

Вход в службу экспресс-сообщений

Во время установки Notes выбирается режим подключения к службе экспресс-сообщений: "При входе в Notes" или "Вручную". При первом входе в Notes (если выбран режим "При входе в Notes") или при первом входе в службу экспресс-сообщений из Notes (если выбран режим "Вручную") запрашивается пароль, который будет использоваться сервером этой службы.

Общий вход

Режим общего входа (включается в параметрах настройки), представляющий собой возможность входа в несколько приложений, вводя только один пароль, позволяет клиенту Notes использовать на сервере функцию мультисерверной проверки подлинности (предполагается, что сервер службы экспресс-сообщений также настроен на общий вход). Другими словами, если пользователь входит в Notes, ему не требуется вводить пароль службы экспресс-сообщений для входа в отдельный клиент данной службы.

Чтобы включить общий вход, выберите: Файл - Параметры - Параметры настройки, а затем разверните узел "Экспресс-сообщения" и откройте вкладку "Общие".

Диалоговое окно "Вход в службу экспресс-сообщений"

Диалоговое окно "Вход в службу экспресс-сообщений" появляется, когда пароль службы экспресс-сообщений еще не был сохранен, поэтому среда не использует режим общего входа, либо сервер службы экспресс-сообщений по какой-либо причине не может подтвердить подлинность пользователя. Чтобы войти на сервер службы экспресс-сообщений:

1. (Необязательно.) Если сервер службы экспресс-сообщений не разрешает использовать ваше составное имя Notes (например, John Smith/Sales/Acme), замените его нормализованным именем (например, JSmith@acme.com). Чтобы проверить, следует ли использовать нормализованное имя, обратитесь к своему администратору.
2. Введите пароль к службе.
   Примечание Пароль к службе экспресс-сообщений отличается от пароля Notes. Если пароль к службе неизвестен, обратитесь к администратору.
3. (Необязательно.) Установите флажок "Сохранить пароль", чтобы сохранить пароль к службе экспресс-сообщений в текущем документе "Место вызова". Если сохранить на этом этапе свой пароль службы экспресс-сообщений, его не потребуется вводить в последующих сеансах Notes.
4. Нажмите кнопку "Вход".

В строке состояния Notes в соответствующем поле указывается, выполнен ли вход в службу экспресс-сообщений. Если вход не был выполнен, в строке состояния отображается сообщение "Нет связи."

Если произошло отключение от сервера, как правило, Notes восстановит подключение автоматически. Это можно сделать и вручную, выбрав команду: Файл - Экспресс-сообщения - Вход в службу экспресс-сообщений.

Чтобы выключить режим общего входа или удалить пароль службы экспресс-сообщений из текущего документа "Место вызова", выберите команду: Файл - Параметры - Параметры настройки, разверните узел "Экспресс-сообщения" и откройте вкладку "Общие".

Выход из службы экспресс-сообщений

После выхода из службы состояние подключения пользователя не отображается в почтовых сообщениях, представлениях и списках экспресс-контактов у других пользователей. Вы не сможете получать экспресс-сообщения и приглашения на неплановые собрания, а также просматривать свой список экспресс-контактов.

Чтобы выйти из службы экспресс-сообщений, выберите команду: Файл - Экспресс-сообщения - Выход из службы экспресс-сообщений.

Добавление или изменение параметров службы экспресс-сообщений для места вызова

В большинстве случаев параметры службы экспресс-сообщений для места вызова настраиваются автоматически. Их не нужно указывать. Если же их требуется указать, сначала следует получить необходимые сведения у системного администратора.

Чтобы изменить параметры службы экспресс-сообщений для места вызова:

1. Выберите команду: Файл - Подключение - Места вызова.
2. Выберите место вызова, для которого следует изменить параметры, и нажмите кнопку "Изменить место вызова".
3. Откройте вкладку "Серверы".
4. В поле "Сервер IBM Lotus Instant Messaging" введите иерархическое имя сервера Sametime или имя узла.
5. Откройте вкладку "Служба экспресс-сообщений".
6. Укажите номер порта для сервера. По умолчанию номер порта равен 1533.
7. Задайте частоту отправки сигнала активности на сервер службы экспресс-сообщений. Это сообщение осуществляет проверку подключений с сервером, что позволяет получать своевременное уведомление при отключении от этого сервера. По умолчанию интервал равен 60 секундам.
8. В поле "Подключение" выполните одно из следующих действий:
   • Если необходимо осуществлять вход в службу экспресс-сообщений вместе со входом в Notes, выберите значение "При входе в Notes".
   • Если вход в службу должен осуществляться отдельно, выберите значение "Вручную".
9. В поле "Протокол" выберите тип подключения:
   • Прямое подключение по протоколу IBM Lotus Instant Messaging (установлен по умолчанию)
   • Прямое подключение с помощью протокола HTTP
   • Использовать мои параметры HTTP из Internet Explorer
   • Использовать прокси-сервер
10. Если на шаге 9 был выбран параметр "Использовать прокси-сервер", перейдите к шагу 11. Если был выбран другой тип подключения, перейдите к шагу 15.
11. Выберите тип прокси-сервера:
    • SOCKS4
    • SOCKS5
    • HTTPS
    • HTTP
12. Введите имя и номер порта для прокси-сервера. По умолчанию для прокси-серверов HTTP используется порт 8082.
13. Если на шаге 11 был выбран тип SOCKS5, по умолчанию устанавливается флажок "Локальное разрешение имени сервера". Если прокси-сервер не поддерживает разрешение имен, снимите флажок "Локальное разрешение имени сервера". За дополнительными сведениями обратитесь к администратору системы.
14. Если на шаге 11 был выбран прокси-сервер SOCKS5, HTTPS или HTTP, введите имя пользователя и пароль.
15. Нажмите кнопку "Сохранить и закрыть".

Отображение или скрытие информации о состоянии подключения для имен

По умолчанию в почтовых сообщениях, представлениях и папках для имен пользователей указывается их состояние подключения, т. е. рядом с именем отображается соответствующий значок, который показывает, можно ли пообщаться с этим человеком с помощью службы обмена мгновенными сообщениями или включить его в неплановое собрание. Если такая возможность не требуется, ее можно отключить в параметрах.

1. Выберите команду: Файл - Параметры - Параметры настройки.
2. Выберите: Экспресс-сообщения - Общие.
3. Установите или снимите флажок "Отображать состояние подключения пользователей".

Список экспресс-контактов

Список экспресс-контактов можно составить таким образом, чтобы в нем всегда были пользователи, с которыми вам требуется поговорить.

Даже до добавления каких-либо имен в список контактов все имена, указанные в полях "Кому", "Копия" и "СК" текущего почтового сообщения, будут отображаться в верхней части этого списка.

Отображение списка экспресс-контактов

Список экспресс-контактов содержит пользователей, с которыми вам довольно часто требуется поговорить. Даже до добавления каких-либо имен в список контактов все имена, указанные в полях "Кому", "Копия" и "СК" текущего почтового сообщения, будут отображаться в верхней части этого списка. Эти имена изменяются в зависимости от активного почтового сообщения.

Чтобы открыть список экспресс-контактов:

1. Щелкните в строке состояния поле для службы экспресс-сообщений

   

   и выберите команду "Показать/Скрыть список экспресс-контактов".
2. Нажмите кнопку "Разговор" и выберите команду "Показать/скрыть список экспресс-контактов".
3. На панели инструментов щелкните значок "Добавить в список экспресс-контактов".
4. Выберите команду: Файл - Экспресс-сообщения - Показать/скрыть список экспресс-контактов.

Добавление группы в список экспресс-контактов

Добавлять группы пользователей в список экспресс-контактов можно в любое время. В службе экспресс-сообщений используются группы двух типов:

• Общедоступные группы. Системный администратор управляет составом таких групп с помощью справочника службы экспресс-сообщений (Sametime) организации. Справочник представляет собой основной список всех пользователей, связанных с организацией.
• Личные группы. Управление составом данных групп осуществляется пользователем, который их создал. Личные группы могут содержать имена из справочника службы экспресс-сообщений для организации. При добавлении личной группы в список экспресс-контактов группа остается пустой, пока в нее не будут добавлены имена пользователей.

Добавление общедоступной группы

Чтобы добавить общедоступную группу в список экспресс-контактов:

1. Выведите на экран список экспресс-контактов.
2. Щелкните значок "Добавить в список экспресс-контактов".
3. Выберите параметр добавления в общедоступную группу.
4. Введите такое же имя группы, какое указано в справочнике службы экспресс-сообщений, или щелкните значок справочника для поиска.
5. Нажмите кнопку "Добавить".

Добавление личной группы

Личную группу можно добавить при добавлении любого имени пользователя в список экспресс-контактов.

Добавление отдельного пользователя в список экспресс-контактов

При добавлении имени пользователя в список экспресс-контактов необходимо добавить это имя в новую или существующую личную группу. Например, требуется добавить пользователя по имени Дмитрий в список контактов, так как он вместе с вами участвует в проекте по маркетингу. Можно создать новую личную группу "Маркетинг" и добавить Дмитрия в эту группу.

Добавить отдельного пользователя в список контактов можно либо из почты, либо из списка экспресс-контактов.

Из почты

1. Выполните одно из следующих действий.
2. В представлении выберите почтовое сообщение от пользователя, которого следует добавить, нажмите кнопку "Разговор" и выберите команду "Добавить в список экспресс-контактов".
3. В почтовом сообщении нажмите кнопку "Разговор" и выберите команду "Добавить отправителя в экспресс-контакты".
4. Выберите имя существующей личной группы или создайте новую группу, введя новое имя.
5. Нажмите кнопку ОК.

Имя пользователя автоматически будет добавлено в список экспресс-контактов.

Из списка экспресс-контактов

1. Выведите на экран список экспресс-контактов.
2. Щелкните значок "Добавить в список экспресс-контактов".
3. При выборе параметра добавления в личную группу в поле "Имя пользователя" введите имя, которое следует добавить (фамилию, а затем имя), и нажмите кнопку "Добавить". Либо выполните следующие действия:
   • Нажмите кнопку просмотра справочника, чтобы приступить к поиску в этом справочнике.
   • Введите фамилию или имя (полное, например "Мария", а не "Маша", если только в справочнике эта девушка не указана как "Маша"). Если имя пользователя совпадает с несколькими записями в справочнике, будет выведен список подходящих имен. Выделите нужное имя в списке и нажмите кнопку "Добавить".
4. Если имя пользователя совпадает с несколькими записями в справочнике, будет выведен список подходящих имен. Выберите нужное имя пользователя в списке.
5. Выберите имя существующей личной группы или создайте новую группу, введя новое имя.
6. Нажмите кнопку "Добавить".

Поиск в справочнике службы экспресс-контактов

Справочник службы экспресс сообщений (Sametime) представляет собой основной список всех пользователей, связанных с организацией. Он поддерживается системным администратором.

По справочнику службы экспресс-сообщений организации можно выполнять поиск имен пользователей и общедоступных групп. В нем нет личных групп. Поиск по справочнику позволяет находить пользователей и группы, даже если их имена не известны точно.

Справочник службы экспресс-сообщений позволяет:

1. добавлять имя в список экспресс-контактов;
2. приглашать пользователей, не входящих в список контактов, на собрание;
3. добавлять имена в приглашение на собрание.

Чтобы выполнить поиск по справочнику службы экспресс-сообщений:

1. Щелкните значок или кнопку справочника.
2. Выберите справочник в раскрывающемся списке. После появления содержимого выбранного справочника его можно просмотреть или выполнить поиск конкретного имени.
   • Обзор справочника. Используйте кнопки "Далее"и "Назад"для перемещения по справочнику.
   • Поиск в справочнике. Введите имя группы или пользователя в поле "Поиск" и нажмите кнопку "Найти".
     Совет Чтобы просмотреть участников определенной группы, выделите ее и нажмите кнопку "Состав".
3. Выберите имя или группу, которую требуется добавить в список или приглашение.
4. Выполните одно из следующих действий.
   • Чтобы добавить пользователя в приглашение на собрание, т. е. пригласить его на это собрание, перейдите к шагу 5.
   • Чтобы добавить общедоступную группу в список экспресс-контактов, нажмите кнопку ОК.
   • Чтобы добавить в список экспресс-контактов имя отдельного пользователя, сначала включите его в личную группу. Выберите группу из раскрывающегося списка имени группы или введите имя для новой личной группы.
5. Нажмите кнопку "Добавить".

Удаление пользователей из списка экспресс-контактов

Удалять пользователей и группы из списка экспресс-контактов можно в любое время.

Можно удалять:

• общедоступные группы;
• личные группы;
• отдельные имена в личных группах.

Нельзя удалять:

• отдельные имена в общедоступных группах.

Чтобы удалить пользователя или группу из списка экспресс-контактов:

1. Выделите имя пользователя или группы (имена). Чтобы выбрать несколько имен, удерживайте нажатой клавишу CTRL. Чтобы выбрать несколько имен подряд, удерживайте клавишу SHIFT.
2. Нажмите клавишу DELETE.
3. В диалоговом окне подтверждения нажмите кнопку "Да".