Национальный исследовательский университет "Высшая Школа Экономики"
Опубликован: 01.08.2005 | Доступ: свободный | Студентов: 17788 / 4981 | Оценка: 4.27 / 3.98 | Длительность: 21:52:00
ISBN: 978-5-9556-0033-8
Практикум 4:

Выполнение учебного проекта (структурный анализ)

< Практикум 3 || Практикум 4: 12 || Практикум 5 >
Аннотация: Цель занятия: выполнение учебного проекта "Разработка информационной системы предприятия оптовой торговли медицинскими препаратами". Построение моделей БП в нотациях IDEF0, формирование таблицы операций и таблицы документов.

Методика выполнения учебного задания основана на опыте ряда успешных проектов внедрения КИС Navision и Axapta.

Практическое задание позволяет изучить состав, содержание и процедуры формирования основных документов, которые создаются в процессе типового проектирования ИС, приобрести навыки разработки диаграмм бизнес-процессов на основе их вербального описания, которое получается в результате обследования деятельности предприятий.

16.1. Задание 1. Анализ результатов предварительного обследования компании МЕД

В процессе выполнения практического задания проводится анализ и оформление результатов обследования деятельности гипотетического предприятия "МЕД", на основе которого разрабатываются документы, необходимые для настройки типовой ИС.

По итогам проведения обследования обычно формируются следующие документы:

  • Предварительная информация.
  • Видение выполнения проекта и границы проекта.
  • Отчет об обследовании.

Предварительная информация

Предполагается, что в начале обследования проведен предварительный сбор информации о компании, по итогам которого получены следующие данные:

  • Краткая информация о компании (профиль клиента).
  • Цели проекта.
  • Подразделения и пользователи системы.

На основе предварительной информации сформировано и согласовано с заказчиком общее представление о проекте:

Видение выполнения проекта и границы проекта - документ, который кратко описывает в каких подразделениях, в какой функциональности будет внедряться ИС.

Затем выполняется детальное обследование предприятия, результаты которого оформляются в виде отдельного документа - отчета об обследовании.

Отчет об обследовании содержит следующие разделы:

Таблица 16.1.
Анализ существующего уровня автоматизации Создается список программного обеспечения, используемого в компании, и приводятся данные об использования этих пакетов в каждом из подразделений организации.
Общие требования к ИС Формулируются общие требования к функциональности разрабатываемой системы.
Формы документов Перечень и структура документов, которые должны формироваться системой.
Описание системы учета Описание системы учета включает в себя следующие документы:
  • учетная политика компании;
  • план счетов и используемых аналитик;
  • список типовых хозяйственных операций и их отражение в проводках.
Описание справочников По каждому справочнику, проектируемому в системе, дается описание необходимой иерархической структуры.
Организационная диаграмма Организационная диаграмма используется для отражения организационной структуры подразделений организации и их зон ответственности.
Описание состава автоматизируемых бизнес-процессов Все бизнес-процессы компании должны быть перечислены в общем списке и каждый должен иметь свой уникальный номер.
Описания бизнес-процессов (книга бизнес-процессов) Далее в отчет об обследовании включается книга бизнес-процессов, содержащая подробное описание автоматизируемых бизнес-процессов. Модели бизнес-процессов позволяют выделить отдельные операции, выполнение которых должно поддерживаться разрабатываемой ИС.

На последнем этапе осуществляется отображение модели предметной области на функциональность типовой системы - выбираются модули системы для поддержки выделенных операций, определяются особенности их настройки, выявляется необходимость разработки дополнительных программных элементов.

16.1.1. Краткая информация о компании "МЕД"

Компания дистрибьютор "МЕД" закупает медицинские препараты отечественных и зарубежных производителей и реализует их через собственную дистрибьюторскую сеть и сеть аптек. Компания осуществляет доставку товаров, как собственным транспортом, так и с помощью услуг сторонних организаций.

Основные бизнес-процессы компании - закупки, Приходование товара запасов, продажи, взаиморасчеты с поставщиками и клиентами.

Уровень конкуренции для компании в последнее время возрос, так как на рынок вышли 2 новых конкурента, к которым перешла часть клиентов и ряд наиболее квалифицированных сотрудников ЗАО "МЕД". ЗАО "МЕД" имеет два филиала в г. Курске, Санкт - Петербурге. Каждый из филиалов функционирует как самостоятельное юридическое лицо, являясь полностью принадлежащей ЗАО "МЕД" дочерней компанией.

По предварительным планам, Компания намерена открыть также дочернее предприятие для организации производства в непосредственной близости к своим заказчикам.

Таблица 16.2.
Адреса и телефоны Москва, К-123 Центральная улица, д.20, стр.7, офис 709
Телефон: (095) 345-6789
Факс: (095) 345-9876
Контактные лица Борис Нефедьев Генеральный директор
Дмитрий Кононов Исполнительный директор
Артур Иванченко Директор по маркетингу
Сотрудники Штат компании составляет на момент проведения Диагностики 110 сотрудников.

Основными целями проекта автоматизации компании "МЕД" являются:

  • Разработка и внедрение комплексной автоматизированной системы поддержки логистических процессов компании.
  • Повышение эффективности работы всех подразделений компании и обеспечения ведения учета в единой информационной системе.

16.1.2. Видение выполнения проекта и границы проекта

В рамках проекта развертывание новой системы предполагается осуществить только в следующих подразделениях ЗАО "МЕД":

  • Отдел закупок
  • Отдел приемки
  • Отдел продаж
  • Отдел маркетинга
  • Группа планирования и маркетинга
  • Группа логистики
  • Учетно-операционный отдел
  • Учетный отдел
  • Отдел сертификации(в части учета сертификатов на медикаменты)
  • Бухгалтерия (только в части учета закупок, продаж, поступлений и платежей)

Не рассматривается в границах проекта автоматизация учета основных средств, расчета и начисления заработной платы, управления кадрами. Выходит за рамки проекта автоматизация процессов взаимоотношений с клиентами.

Количество рабочих мест пользователей - 50

16.1.3. Отчет об обследовании

Список программного обеспечения, используемого компанией на момент обследования:

  1. "1С Предприятие 7.7" ("Бухгалтерия", "Торговля", "Зарплата", "Кадры", "Касса", "Банк") для работы бухгалтерии.
  2. Две собственных разработки на базе конфигуратора "1С". Это -"Закупки", "Продажи".
  3. Собственная разработка на базе FOXPRO для финансового отдела.
  4. Excel для планирования продаж.
Таблица 16.3. Существующий уровень автоматизации
Количество рабочих станций всего 90
Количество сотрудников отдела IT 2
Количество ПК одновременно работающих в сети 50
Наличие и форма связи с к удаленными объектами Терминальная связь со складом
Количество рабочих станций на удаленном объекте 8
Характеристики компьютеров От Celeron 600 и выше
Операционная система Windows -98, ХР
Системы, которые представляется возможным оставить без изменения "1С Предприятие 7.7" в модульном составе "Бухгалтерия", "Зарплата", "Кадры", для работы бухгалтерии

Общие требования к информационной системе

Одно из основных требований компании "МЕД" к будущему решению состоит в том, чтобы оно было построено на фундаменте единой интегрированной системы, а работа всех сотрудников велась в одном информационном пространстве.

Ключевые функциональные требования к информационной системе

  1. Мощные средства защиты данных от несанкционированного доступа. Разграничения доступа к данным в соответствии с должностными обязанностями.
  2. Возможность удаленного доступа.
  3. Управление запасами. Оперативное получение остатков на складе.
  4. Управление закупками. Планирование закупок в разрезе поставщиков.
  5. Управление продажами. Контроль лимита задолженности с возможностью блокировки формирования отгрузочных документов.
  6. Полный контроль взаиморасчетов с поставщиками и клиентами.
  7. Получение управленческих отчетов в необходимых аналитических срезах как детальных для менеджеров, так и агрегированных для руководителей подразделений и директоров фирмы.

Примеры форм отчетных документов

Таблица 16.4. Отчет о дебиторской задолженности
Регистрационный номер Клиент Договор Дата договора Сумма по договору Сумма задолженности Ожидаемый срок платежа Комментарий
Итого

Таблица 16.5. Отчет о кредиторской задолженности
Информация о материалах/ комплектующих, услугах работах Поставщик № договора Сумма по договору Срок оплаты по договору Дата оплаты Сумма задолженности Комментарий

Таблица 16.6. Отчет о требуемых закупках
Инвентарный код Название материала/товара Ед. измерения Требуется закупить Предыдущая дата приобретения
Название поставщика Дата послед. приобретения Стоимость приобретения

Описание системы учета

ЗАО "МЕД" использует типовой российский план счетов, три аналитики (контрагенты, договора, регионы).

Таблица 16.7. Фрагмент плана счетов компании:
Номер бухг. счета Наименование счета
01.000 Основные средства
02.000 Амортизация основных средств
03.000 Доходные вложения в материальные ценности
04.000 Нематериальные активы
05.000 Амортизация нематериальных активов
08.000 Вложения во внеоборотные активы
10.000 Материалы
10.100 Сырье и материалы
10.200 Прочие материалы
10.300 Инвентарь и хозяйственные принадлежности
14.000 Резервы под снижение стоимости МЦ
16.000 Отклонение в стоимости МЦ
19.000 НДС по приобретениям
….. …..

Фрагмент учетной политики

Выручка и прибыль. Выручка от реализации продукции и оказания услуг определяется по мере отгрузки реализованной продукции, оказания услуг и отражается в финансовой отчётности по методу начисления.

Запасы. Компания с целью определения фактической себестоимости, товаров, реализованных в отчетном периоде, использует вариант их оценки по себестоимости первых по времени приобретения материалов (ФИФО).

Описание справочников

Фрагмент описания справочников, используемых для автоматизации компании "МЕД" приведен в таблице.

Код справочника отражает уровни иерархии. Справочники клиентов и договоров имеют трехуровневую структуру. Справочник поставщиков - двухуровневую структуру. В коде справочника для отображения уровня применен символ подчеркивания. Например, в коде справочника клиенты первый уровень обозначен символами "АС"-покупатель; второй уровень "Ар"-аптеки, "Ds"-дистрибуторы; для обозначения третьего уровня предусмотрены порядковые номера 00001, 00002 и т.д. с количеством знаков в номере 5.

Таблица 16.8.
Наименование справочника Код Наименование
Клиенты
AC_Ap_00001 Покупатель_ АПТЕКИ
AC_Ds_00001 Покупатель_ Дистрибуторы
OTHER_00001 Прочие
Поставщики/ Подрядчики
B_00001 Банки
L_00001 Частные лица
I_00001 Страховые организации
OTHER_00001 Прочие
B_00001 Банки
Договора
1 - наши услуги

2-услуги нам

1_COM_D/M/E Договор комиссии_Д/M/Г по нашим услугам
1_SERV_D/M/E Договор на оказание наших услуг_Д/M/Г
2_COM_D/M/E Договор комиссии_Д/M/Г по услугам нам
2_SERV_D/M/E Договор на оказание услуг нам_Д/M/Г
1_COM_D/M/E Договор комиссии_Д/M/Г по нашим услугам

Организационная диаграмма

Оргструктура предприятия оптовой торговли ЗАО "МЕД" имеет следующий вид:

Разработка моделей бизнес-процессов предприятия оптовой торговли лекарственными препаратами

Таблица 16.9. Термины
Внешняя статистика продаж статистика по продажам, получаемая из сети аптек;
Внутренняя статистика продаж статистика по продажам, получаемая из отчетов продаж клиентам компании;
Номенклатурная единица наименование медикамента, завода изготовителя;
ABC классификация товара по выручке от продаж клиентам;
XYZ классификация товара по рейтингу популярности;
Учетная цена это цена товара у поставщика с учетом скидок;
Действующие контракты контракты, по которым имеются обязательства сторон на определенный период времени;
График поставок очередность обращения к поставщикам, необходимая для поддержания деловых отношений;
Страховой запас минимальный запас товара, необходимый для покрытия потребностей до момента поставки новой партии товара;

Разработка информационных систем включает в себя несколько этапов. Однако всегда начальным этапом создания системы является изучение, анализ и моделирование деятельности заказчика.

Описание деятельности компании- дистрибьютора "МЕД"

Компания-дистрибьютор "МЕД" закупает медицинские препараты отечественных и зарубежных производителей и реализует их через собственную дистрибьюторскую сеть и сеть аптек. Планирование закупок компания осуществляет на основании статистики продаж, которую предоставляют сеть аптек и дистрибьюторы, а также заказов клиентов. Компания осуществляет доставку медикаментов от поставщиков, как собственным транспортом, так и с помощью услуг сторонних организаций. Компания имеет собственный склад для хранения медикаментов.

< Практикум 3 || Практикум 4: 12 || Практикум 5 >
Дмитрий Марков
Дмитрий Марков
Цыцык Пурбуева
Цыцык Пурбуева
Артем Савченков
Артем Савченков
Россия, Москва
Владимир Талья
Владимир Талья
Россия, г. Санкт-Петербург