Спонсор: Microsoft
Опубликован: 01.08.2008 | Доступ: свободный | Студентов: 5476 / 1444 | Оценка: 4.25 / 4.09 | Длительность: 13:17:00
Специальности: Системный архитектор
Лекция 8:

Платформы для эффективной корпоративной работы

< Лекция 7 || Лекция 8: 12345

8.3 Интеграция приложений Microsoft Windows Server с технологиями SharePoint

Для поддержки коллективной работы и взаимодействия между сотрудниками предприятия используется Office 2007 в сочетании с Microsoft Windows Server. Это позволяет по-новому организовать взаимодействие удаленных сотрудников, в любое время получить мнение специалиста по любому вопросу и ускорить процессы утверждения и пересмотра документов. Это обеспечивается следующими функциями:

  • область задач рабочей области позволяет при редактировании документа в приложении Office увидеть через сервер, на котором выполняются службы Office SharePoint Server 2007, состояние проводимой совместной работы;
  • сайты рабочей области документов обеспечивают интеллектуальную организацию совместной работы над документами и улучшенное управление версиями. Пользователи получают средства общего доступа к документу в режиме реального времени, назначения задач и сроков их выполнения, а также могут легко увидеть, на каком этапе находится работа над документом;
  • сайты рабочей области совещаний расширяют возможности организации совещаний, получения информации и добавления участников, находящихся в различных местах;
  • технология мгновенного обмена сообщениями интегрирована с приложениями Office 2007, что позволяет моментально получать сведения о присутствии и начинать диалог непосредственно из документов или Outlook (при наличии Live Communications Server 2005);
  • общие контакты и календари, доступ к которым облегчен для членов группы, упрощают процесс координации и планирования совещаний;
  • технология управления правами на доступ к информации (Information Rights Management, IRM11 Служба управления правами (Microsoft \text{\textregistered} Windows \text{\textregistered} Rights Management Services, RMS) ОС Windows Server \text{\texttrademark} 2003 представляет собой технологию защиты информации, которая используется с такими RMS-совместимыми приложениями, как Microsoft Windows Server. ) обеспечивает более эффективный контроль над важной деловой информацией.

Взаимодействие приложений Office 2007 и Office SharePoint Server 2007 обеспечивает общая рабочая область при условии, что в системе установлены приложения Microsoft Windows Server или Web-браузер. Office SharePoint Server 2007 предоставляет приложениям Office 2007 средства для работы над общим документом, ознакомления с ходом работы, поиска другого члена группы в сети и добавления комментариев или результатов в общую рабочую область.

Область задач общей рабочей области. При открытии документа, хранящегося на сайте SharePoint (равно как и документа, находящегося на обычном сайте, сайте рабочей области совещаний или документов), в соответствующем приложении Office 2007 появляется специальная область задач со сведениями о сайте, например, список лиц, ведущих совместную деятельность в рабочей области, их местонахождение в сети, перечень задач, другие документы библиотеки общей рабочей области, связи (ссылки) и т. д. Область задач общей рабочей области появляется при открытии документа с сайта SharePoint в Word 2007, Excel 2007, PowerPoint 2007, Microsoft Windows Server, Visio 2007 и OneNote 2007.

Область задач также позволяет добавлять в рабочую область новых членов, создавать, назначать и отмечать задачи как завершенные, загружать дополнительные документы, просматривать другие документы в библиотеке, вставлять связанные с документом ссылки или переходить по ним. Благодаря интеграции области задач с технологией мгновенного обмена сообщениями можно, щелкнув знакомый значок, увидеть, кто находится в сети, и отправлять сообщения членам группы, Эта область переносит контекст документа в рабочую среду пользователя.

Рабочая область документа. Совместная работа над документом часто начинается с отправки его другим членам группы по электронной почте. Иногда, если документ хранится только на одном сервере требуется создание его локальной (автономной) копии. Автономная копия используется при отсутствии связи в сети.

Использование электронной почты и работа с автономными копиями приводит к тому, что у документов появляется несколько версий, а процесс сведения всех изменений занимает достаточно много времени. Кроме того, работая с электронной почтой, трудно отслеживать действия других членов группы.

Сайты рабочей области документов упрощают повседневную коллективную работу над документами в нескольких отношениях. Как и сайты SharePoint, они собирают для участников проекта в одном месте необходимые сведения: перечни задач, крайние сроки, соответствующие документы, ссылки и контакты. Они также интегрируются с приложениями Office 2007 через область задач, отображаемую вместе с документом, что облегчает доступ к этим ресурсам. В отличие от электронной почты, при использовании которой автор сообщения может даже не знать, начал ли работу хоть один из тех, к кому была обращена подобная просьба, область задач общей рабочей области и сайты рабочих областей документов позволяют каждому участнику видеть состояние задачи в целом и то, как продвигается работа над документами.

Рабочая область совещаний. Рабочая область совещаний рассчитана на тех, кто занимается подготовкой, проведением и сопровождением совещаний. Эта область создает в сети безопасное место для централизации переписки, документов и материалов, относящихся к совещанию. Она упрощает организацию и проведение совещаний, делает их более удобными и эффективными, помогает экономить время и повышает результативность совещаний.

Созданная с помощью Office SharePoint Server 2007 и Web-компонентов, рабочая область совещаний в основе своей представляет пользовательский узел с простыми средствами объединения сотрудников для разовых или регулярных совещаний.

Для администратора рабочая область совещаний упрощает процедуру их планирования, координации участников, оснащения всей необходимой документацией и сопровождающими материалами, облегчает работу с удаленными сотрудниками, решение вопросов информационного обеспечения, задач сопровождения, возникающих по ходу совещания, а также распространение заметок и действий, созданных, например, в Microsoft OneNote.

Рабочая область совещаний поддерживает следующие функции:

  • распространение материалов в соответствии с повесткой;
  • организация совместного доступа к визуальным материалам, информации, графикам проведения и действиям;
  • организация регулярных совещаний;
  • отчет о недоработках текущего совещания;
  • обновление дополнительных материалов без отправки повторного запроса;
  • запись простых заметок по ходу совещания или получение более развернутых, например, из OneNote;
  • подключение к работе удаленных участников;
  • интеграция представлений календаря совещаний из списка SharePoint;
  • создание и обеспечение сайта рабочей области, а также управление им;
  • интеграция рабочей области с любым сайтом SharePoint;
  • редактирование данных рабочей области в Excel, PowerPoint и Word.

Office SharePoint Server 2007 и Outlook 2007. В Office 2007 с данными Office SharePoint Server 2007 можно работать прямо в Outlook, что позволяет повысить эффективность использования общих данных, объединяя их с собственными. Так, можно расположить график обзоров продукции на сайте SharePoint, чтобы с ним могли ознакомиться все члены группы. Они могут сравнить этот график с собственным, открыв обновляемый календарь списка SharePoint рядом с календарями Outlook. События из списка SharePoint отражаются и работают так же, как и встречи в Outlook. Их можно перетаскивать из календаря SharePoint в собственный календарь Outlook.

Организации малого бизнеса могут использовать службы SharePoint в качестве небольшого сервера рабочей группы, предоставляющего совместный доступ к контактам и календарям без сервера Exchange.

Данные из Windows SPS кэшируются на локальном компьютере, поэтому они доступны в автономном режиме.

Списки календарей, событий и контактов можно открывать в пользовательском интерфейсе Outlook в режиме только для чтения. Данные из Office SharePoint Server 2007 отображаются и работают так же, как и календари и списки контактов Outlook.

Контакты и календари - обычные списки для хранения как личных, так и групповых сведений. Outlook 2007 и Office SharePoint Server 2007 позволяют просматривать сразу несколько личных и общих календарей. Общий календарь и общий список контактов можно просмотреть прямо в Outlook. Так что их сведения доступны в любой момент.

Специальные оповещения повышают результативность работы, так как позволяют держать участников группы в курсе последних новостей.

Списки SharePoint. Списки SharePoint предназначены для коллективной работы с данными и методы их сбора и анализа. Списки SharePoint предоставляют следующие возможности:

  • сетка в Office SharePoint Server 2007 помогает реализовать сходные с Excel функции;
  • совместная работа над списком нескольких пользователей. Один и тот же список могут редактировать сразу несколько пользователей. Службы Windows SPS выявляют конфликты и предлагают варианты их разрешения;
  • простота редактирования. Можно перетаскивать мышью столбцы и строки, а также перемещать данные по списку;
  • интеграция Office и технологий SharePoint. Доступны преимущества обеих систем: приложения Office могут работать со списками SharePoint;
  • новые списки. Добавлены следующие списки: библиотека фотографий с широкими возможностями хранения и просмотра картинок, а также библиотеки деловых документов, позволяющие создавать, редактировать и хранить на общем сайте группы решения, построенные на основе XML;
  • усовершенствованные списки. Существующие списки усовершенствованы, в частности, поддерживают новые параметры безопасности, позволяющие делегировать разрешения на уровне списка.
< Лекция 7 || Лекция 8: 12345
Дмитрий Пепеляев
Дмитрий Пепеляев

Добрый день!

Какова сумма часов по программе, которые будут указаны в Дипломе о профессинальной переподготовке?

Сергей Хвощев
Сергей Хвощев

Я ранее сдал на сертификаты по безопасности информации и защиты персональных данных. Освобождает ли их наличие от сдачи обязательных курсов по этим темам при обучении на курсах МиниМБА по защите информации?

Berkut Molodoy
Berkut Molodoy
Россия
Любовь Бабушкина
Любовь Бабушкина
Россия, Йошкар-Ола