Работа в Excel

Проверка данных и исправление ошибок

После ввода данных следует потратить время на проверку и исправление ошибок. Нужно убедиться в корректности числовых данных, а также проверить текст на наличие орфографических ошибок, воспользовавшись проверкой орфографии Excel. Когда проверка орфографии обнаруживает неизвестное слово, оно выделяется, и предлагаются наиболее подходящие варианты исправления ошибки. Вы можете исправить слово сами, выбрать нужное слово из списка предлагаемых или проигнорировать сообщение об ошибке. Вы также можете использовать проверку орфографии для добавления в словарь слов, которых нет в стандартном словаре, чтобы в дальнейшем программа Excel не выдавала сообщение об ошибке, обнаружив такое слово; тем самым вы освободитесь от необходимости каждый раз подтверждать корректность этого слова и сэкономите время. После того как вы внесли изменения, вы можете отменить изменения, внесенные с момента открытия рабочей книги. Чтобы отменить изменение, щелкните на соответствующей кнопке в панели инструментов или откройте меню Правка (Edit) и выберите команду Отменить (Undo). Если вы решили вернуть изменение, воспользуйтесь командой Повторить (Redo).

Чтобы обозначить информацию, которую впоследствии придется изменить, можно применить к тексту особый формат. Например, менеджер продаж одного из поставщиков компании "Все для сада" предоставляет владельцу компании, Кэтрин Тернер, перечень цен на поступающие товары, с пометкой о том, что эти цены могут быть изменены в любой момент. Значит, стоит отформатировать эти данные иным способом, отличным от формата остальной информации в рабочем листе. Затем придется связываться с менеджером, чтобы обновить рабочий лист перед тем, как товары поступят в продажу. По получении новых цен Кэтрин использует кнопку Формат (Find Format) в диалоговом окне Найти и заменить (Find and Replace) для того, чтобы найти старые значения и заменить их вручную новыми.

В этом упражнении вы обнаружите, что производитель "Уютных кресел" поменял наименование товара на "Легкое кресло". Используйте команду Найти (Find), чтобы найти слово "Уютное" и команду Заменить (Replace), чтобы заменить его на "Легкое". После этого воспользуйтесь кнопкой Формат (Find Format) в окне Найти и заменить (Find and Replace), чтобы заменить отформатированные специальным образом данные на новые. После этого проверьте ваш текст на наличие ошибок с помощью проверки орфографии.

1. На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open). Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).
2. Щелкните на файле Replace.xls и затем нажмите кнопку Открыть (Open). Откроется файл Replace.xls.
3. Если надо, щелкните на ярлычке листа Мебель, чтобы перейти к этому рабочему листу.
4. В меню Правка (Edit) выберите команду Найти (Find). Диалоговое окно Найти и заменить (Find and Replace) откроется на вкладке Найти (Find).
   

   
   
   Совет. Вы также можете открыть окно Найти и заменить (Find and Replace) нажатием клавиш (Ctrl)+(F).
5. В поле Найти (Find What) введите уютное и нажмите кнопку Найти далее (Find Next). Отобразится первая ячейка, содержащая слово "уютное".
6. В диалоговом окне Найти и заменить (Find and Replace) нажмите кнопку Найти далее (Find Next) еще раз. Отобразится следующая ячейка, содержащая слово "уютное".
   Совет. Нажатие кнопки Найти все (Find All) выведет список отвечающих запросу ячеек и их содержимое снизу от диалогового окна. Переместиться к любому из совпадений можно, щелкнув на нем кнопкой мыши.
7. Щелкните на вкладке Заменить (Replace). Поле Найти (Find What) все еще содержит слово "Уютн".
8. В поле Заменить на (Replace With) введите "Легк".
9. Щелкните на кнопке Заменить все (Replace All). Появится диалоговое окно, сообщающее о том, что операция завершена и было произведено три замены.
10. Нажмите OK. Слова "Уютное" везде заменены на слова "Легкое".
    Важно. Вы можете заменять слова не все сразу, а одно за другим, нажимая кнопку Заменить (Replace) вместо кнопки Заменить все (Replace All). Это делается для того, чтобы контролировать каждую замену и не допускать замены тех данных, которые не требуется изменять.
11. В диалоговом окне Найти и заменить (Find and Replace) выберите вкладку Найти (Find). Откроется вкладка Найти (Find).
12. Удалите текст в поле Найти (Find What).
13. Нажмите кнопку Параметры (Options) для отображения параметров вкладки Найти (Find). Появятся параметры вкладки Найти (Find).
    

    
    
14. Нажмите кнопку Формат (Format). Откроется диалоговое окно Найти формат (Find Format).
15. Если необходимо, щелкните на вкладке Шрифт (Font) для ее открытия.
    

    
    
16. В меню Начертание (Font Style) выберите Курсив (Italic) и нажмите OK. Диалоговое окно Найти формат (Find Format) закроется.
17. В диалоговом окне Найти и заменить (Find and Replace) нажмите кнопку Найти далее (Find Next). Отобразится первая ячейка, тексту которой присвоен шрифт курсив.
    

    
    увеличить изображение
    
18. Щелкните на ячейке C12.
19. На панели инструментов Форматирование (Formatting) нажмите кнопку Курсив (Italic). Шрифт в выделенной ячейке сменится на обычный.
20. Введите 47.95. Предыдущее значение в ячейке сменится на значение, которое вы только что ввели. Теперь вы отмените изменение, которое только что сделали.
21. На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Отменить (Undo). Содержимое ячейки C12 сменится на 44.95.
22. Нажмите кнопку Отменить (Undo). Содержимому ячейки C12 вновь будет присвоен шрифт курсив.
23. Нажмите кнопку Повторить (Redo). Теперь содержимое ячейки опять отображается обычным шрифтом.
24. В меню Сервис (Tools) выберите пункт Орфография (Spelling). Откроется диалоговое окно Орфография (Spelling). Первое слово с ошибкой появится в строке Нет в словаре (Not in Dictionary), а список предлагаемых замен отобразится в поле Варианты (Suggestions).
    

    
    
25. Если необходимо, выберите слово "Дерево" в поле Варианты (Suggestions) и нажмите кнопку Заменить (Change). Excel заменит "Дерев" на "Дерево" и сообщит в диалоговом окне, что больше ошибок не найдено.
26. Нажмите OK. Диалоговое окно закроется.
    Совет. Когда вы нажимаете кнопку Изменить (Change), Excel вставляет предложенное слово. Если вы не хотите заменять слово "Дерев", нажмите кнопку Пропустить (Ignore Once) ; нажатием кнопки Пропустить все (Ignore All) можно отменить исправление данного слова в рабочем листе. Щелкнув на кнопке Добавить в словарь (Add to Dictionary), можно добавить это слово в словарь, чтобы "Дерев" в дальнейшем воспринималось программой как корректное слово.